Uma novidade implementada pelo Decanato de Pós-Graduação (DPG), com apoio do Arquivo Central (ACE) e da Secretaria de Administração Acadêmica (SAA), tem facilitado o processo de registro das bancas dos programas de pós-graduação da Universidade de Brasília. Desde outubro, as assinaturas dos relatórios de defesa passaram a ser efetuadas pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
Com a nova operação, todos os participantes da banca e o discente devem formalizar o documento eletronicamente, sendo dispensado o visto na versão física. A modernização do processo favorece especialmente a realização de bancas com membros externos à Universidade. A partir de então, os convidados de outras instituições de ensino, brasileiras ou estrangeiras, poderão assinar à distância a ata com o parecer sobre o trabalho, logo após o encerramento da defesa pública.
A decana de Pós-Graduação (DPG), Adalene Moreira, acredita que a mudança irá otimizar os trâmites envolvidos na etapa. “A defesa transcorrerá normalmente e, ao final, o presidente da banca, com acesso ao bloco de assinaturas, pergunta à banca, como de praxe, se aprova o trabalho como está, aprova com revisão de forma ou reprova, e todos os membros assinam ao mesmo tempo”, explica.
Outra vantagem é a segurança na formalização do relatório, com a eliminação do trâmite de envio do documento a outras localidades para a assinatura de participantes externos. Segundo o diretor da ACE, Rodrigo Nogueira, além de morosa, a etapa era realizada com o despacho de uma cópia, o que comprometia o arquivamento do documento final, que deixava de ser o original.
“Com a realização do processo via SEI, estamos garantindo que o membro externo assine o documento original, que vai ficar guardado na instituição. Assim, melhoramos a segurança da participação deles nas bancas de pós-graduação e do próprio registro”, ressalta o gestor da ACE, unidade responsável por confeccionar o leiaute do documento, adequá-lo ao padrão SEI e incluí-lo no sistema. Para Rodrigo Nogueira, a novidade traz ganhos à gestão dos documentos, que passam a ser guardados eletronicamente, além de contribuir para a sustentabilidade, com a redução do uso de papel.
Chefe do Serviço de Registro de Pós-Graduação da SAA, Milena Gomes menciona que, dessa forma, a Universidade “pode incentivar mais a realização de defesas por videoconferência, promovendo economia na compra de passagens para convidados de bancas”.
PASSO A PASSO – Para liberar o procedimento pelo SEI, os programas de pós-graduação deverão solicitar previamente à banca que os convidados e o discente se cadastrem como usuário externo no sistema. Na data da banca, será necessário gerar o relatório de defesa no Sistema de Acompanhamento Acadêmico de Pós-Graduação (Sippos) e anexá-lo em formato PDF ao processo SEI de defesa.
Um formulário com as informações extraídas do Sippos deve ser gerado e disponibilizado junto com o processo SEI dentro de um bloco de assinaturas. Em seguida, faz-se a liberação da assinatura eletrônica do documento para membros, externos e discente. A etapa da assinatura é efetivada ao final da banca. Por fim, o processo é encaminhado para homologação.
Em caso de trabalhos a serem reformulados, outro formulário, com o nome Relatório de defesa - reformulação, deve ser anexado ao processo e preenchido na data de apresentação do projeto revisto, com a avaliação final da banca. Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em circular do DPG.