Em casa, pelo computador. Na fila do cinema, pelo celular. O acesso a documentos acadêmicos autenticados será mais fácil a partir do segundo semestre letivo de 2018. Por meio da página UnB Documentos Digitais, alunos de graduação e pós-graduação poderão consultar, arquivar ou imprimir, a qualquer tempo, o comprovante de matrícula, a declaração de aluno regular e a grade horária, todos com validação digital.

Isso significa que o estudante não precisará se deslocar às secretarias de curso ou aos postos da Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) para solicitar tais comprovantes. Basta acessar o sistema via internet, por meio de login e senha, para emitir o documento. Praticidade para os alunos, automatização para a Universidade. A iniciativa faz parte do programa Simplifica UnB, cujas medidas começaram a ser implantadas no ano passado. 

“Hoje as pessoas pedem comida, transporte, se relacionam e se comunicam por smartphones, computadores e aplicativos. É paradoxal obrigar o aluno a sair de casa, enfrentar filas, preencher formulários impressos e fazer pedidos presencialmente em guichês", observa o vice-reitor da UnB, Enrique Huelva, que preside a comissão responsável por viabilizar melhorias que atendam às necessidades da comunidade acadêmica. "O novo sistema facilita o processo para o estudante, e a Universidade ganha em eficácia e eficiência”, defende.

A lista de documentos fornecidos on-line tende a aumentar progressivamente. Até o próximo ano, há previsão de que o aluno possa acessar pela internet um total de 16 comprovantes. Entre eles, declarações de formado, matrícula em disciplina, créditos cursados, período do curso, dedicação exclusiva, provável formando, aluno especial, ex-aluno, trancamento geral e monitoria; além das ementas dos cursos, histórico escolar e demonstrativo de situação no fluxo.

Neste início de operações no novo sistema, as secretarias de curso e os postos da SAA continuam atendendo as demandas de balcão, para que a comunidade tenha tempo de se adaptar. No entanto, a expectativa é que estes serviços sejam disponibilizados gradual e exclusivamente pela internet. “Por isso, a orientação é que os servidores que trabalham com atendimento apresentem a plataforma ao estudante”, frisa Kátia Rejane, servidora da SAA.

ACESSO E VALIDADAÇÃO – Desenvolvido pelo Centro de Informática (CPD), o UnB Documentos Digitais é intuitivo e simples. O acesso será por meio do número de matrícula e senha, a mesma cadastrada para entrar no Portal do Aluno e no Matrícula Web.

“Para logar é preciso que a situação acadêmica do graduando ou pós-graduando esteja regular. Caso ele não consiga entrar, os primeiros procedimentos indicados são as opções de recuperação de e-mail ou senha, via Portal do Aluno. Se o problema continuar, ele precisará verificar sua situação junto à SAA”, explica Felipe Evangelista, coordenador de Sistemas Acadêmicos do CPD.

Após login na plataforma, basta selecionar a opção desejada, aceitar o Termo de Consentimento, que alerta sobre as implicações legais em caso de adulteração ou falsificação, e clicar na opção Emitir Documento. O arquivo gerado pode ser impresso pelo aluno e salvo no computador ou celular.

>> Acesse o manual com o passo a passo para emissão dos documentos digitais

A autenticidade dos documentos será garantida por dois códigos de validação, um alfabético e outro por imagem, o QR Code. Agente, entidade ou órgão receptor do documento podem certificar a originalidade do comprovante por meio de um endereço de validação.

Ao acessar a página, basta digitar o código de validação, que aparece no final do documento, ou escanear o QR Code por meio de aparelhos específicos, aplicativos de celular ou câmera do computador.

O sistema de validação oferece como resposta quatro status do código. Se válido, o documento confere com o original e deve ser aceito. Nos casos de inválido, código com prazo de validade expirado e código anulado/revogado, os comprovantes devem ser recusados. A validade da emissão irá variar de acordo com a natureza do documento.

EFICIÊNCIA – Na visão da decana de Planejamento, Orçamento e Avaliação Institucional, Denise Imbroisi, os serviços do UnB Documentos Digitais são significativos para toda a comunidade universitária. “É mais agilidade e autonomia para o estudante, para as unidades acadêmicas e também para a qualidade no ambiente de trabalho dos servidores, que poderão realizar tarefas menos mecânicas e mais satisfatórias.”

A diminuição das horas de trabalho dedicadas a demandas burocráticas e manuais é altamente positiva, considera o vice-reitor Enrique Huelva. “Servidores qualificados, que antes gastavam muito tempo com atividades mecânicas, poderão concentrar esforços em tarefas mais produtivas, com maior liberdade criativa ou voltadas à melhoria dos serviços prestados”, acredita.

Carolina Bardella, assistente em administração da SAA, reitera que a mudança reduzirá as filas nos guichês e diminuirá o tempo de espera do estudante. “O atendimento será praticamente voltado ao aluno que apresenta outras situações mais complexas e urgentes”, resume.

Outro benefício é a economia de recursos em decorrência da redução de gastos com impressão. Para se ter uma ideia, nos primeiros 25 dias de julho a unidade central da SAA realizou 3,2 mil atendimentos presenciais. Cerca de 40% destas demandas foram pedidos de declarações ou comprovantes que atestam regularidade, situação do estudante no curso ou seu vínculo com a UnB.

“É mais uma inovação para reduzir o consumo de recursos materiais, principalmente os relacionados à impressão. Começamos com a tramitação eletrônica de processos, depois com a implementação de sistemas informatizados de gestão e agora com os documentos acadêmicos digitais. E o estudante não precisa necessariamente imprimir os arquivos, ele pode salvar e deixar armazenado no celular ou no computador”, ressalta Denise Imbroisi.

EXPECTATIVA – Os servidores dos setores envolvidos com a implementação da emissão digital dos documentos acreditam que a novidade se disseminará rapidamente entre os alunos. “A Universidade está se modernizando e a maior parte dos estudantes lida muito bem com a tecnologia e gosta de inovações”, aponta a assistente em administração Kátia Rejane.

A diretora de Desenvolvimento de Sistemas do CPD, Consuelo Galo, afirma que o Centro de Informática trabalha para expandir não só a quantidade de documentos disponibilizados de forma on-line, mas também o público usuário deste tipo de serviço. “No futuro, a ideia é que alunos, servidores e comunidade externa possam acessar vários documentos administrativos e acadêmicos pela internet. Esse início é um piloto para desenvolvermos outras frentes.”

O UnB Documentos Digitais é um projeto do Centro de Informática (CPD) em articulação com Vice-Reitoria (VRT), Decanato de Planejamento, Orçamento e Avaliação Institucional (DPO), Diretoria de Processos Organizacionais (DPR/DPO) e Secretaria de Administração Acadêmica (SAA).

“A iniciativa vem em consonância com várias ações adotadas pela UnB para desburocratizar e simplificar os processos institucionais. A ideia é tornar o atendimento na ponta cada vez mais simples, célere, eficiente e humano”, sintetiza Luciana Nepomuceno, diretora da DPR.

Matéria editada em 30/7 para alterar informação: documentos serão validados digitalmente, não certificados.