Facilitar a vida do estudante. Esse é o objetivo da inovação processual que, a partir deste semestre, modernizou a solicitação de diplomas na Universidade de Brasília. A novidade está disponível aos prováveis formandos de cursos de graduação a partir desta segunda-feira (3), pelo sistema Matrícula Web.
O diretor do Arquivo Central (ACE), Rodrigo Nogueira, conta que as solicitações de diploma costumavam gerar filas na Coordenação de Protocolo (COP/ACE) em determinados períodos. “Um processo que era bem moroso agora pode ser feito pela online. Nosso objetivo é tornar o pedido mais fácil para o aluno e incluir o estudante na simplificação da gestão documental que temos feito a partir do SEI”, afirma. Para acadêmicos com dificuldades de acesso à internet, Nogueira garante que a possibilidade de pedir o diploma via Coordenação de Protocolo permanece.
COMO FUNCIONA – Após fazer login no Matrícula Web, o aluno visualiza à esquerda o Menu do Aluno. Nele, há a opção Solicitação de Diploma. Ao clicar nesse link, abre-se uma nova tela – mas apenas para o aluno na condição de provável formando. Ali, ele pode confirmar se suas informações pessoais estão corretas, utilizando para isso as opções sim ou não.
Caso clique em sim, o aluno recebe o aviso de que os dados foram confirmados. Se marcar não, será orientado a comparecer a um posto avançado da Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) – local onde seu cadastro poderá ser atualizado mediante a apresentação de documentos pessoais.
Priorizando a agilidade, o pedido de diploma é gerado automaticamente a partir da resposta do usuário sobre as informações cadastrais, seja ela positiva ou negativa. Por isso é importante comparecer ao posto da SAA caso o cadastro precise ser atualizado. Isso evitará que as informações erradas constem no diploma. “Fizemos a opção de que o processo seja iniciado mesmo para estudantes que precisam fazer atualização cadastral. Isso é viável porque o aluno dispõe de um prazo flexível para atualizar e, enquanto isso, esse trâmite não fica parado”, esclarece Vladmir Carneiro Ferreira, analista de TI da SAA.
Juntamente com a verificação cadastral, o sistema também informará ao estudante se ele está em dívida quanto à entrega de cópia de documentos pessoais. Se houver débito, o provável formando deve procurar um posto da SAA para providenciar a quitação. Caso queira se certificar de que o pedido de diploma foi efetuado, o estudante pode acessar novamente o menu Solicitação de Diploma. Em caso positivo, será exibida uma tela com o número do processo – informação que permite ao interessado acompanhar o andamento da petição pelo próprio Matrícula Web ou pelo SEI.
É importante ressaltar que o menu Solicitação de Diploma fica visível para todos os universitários. Contudo, quem não estiver concluindo o curso receberá o aviso de que não está identificado como provável formando ao clicar na opção. Estudantes que sejam prováveis formandos e que, ainda assim, visualizarem essa mensagem, devem procurar um posto avançado da SAA para solicitar a inclusão.
DEMAIS PROVIDÊNCIAS – Para obter o canudo, o estudante deve se atentar a mais duas exigências: a entrega do Formulário de Nada Consta e a inscrição na Cerimônia de Colação de Grau. Essas etapas são feitas presencialmente. O nada consta deve ser entregue na Subsecretaria de Comunicação Administrativa (SCA), localizada no subsolo do prédio da Reitoria. Já a inscrição na Colação de Grau é feita na Coordenação do Cerimonial (CERI), no segundo andar do prédio da Reitoria.
O Formulário de Nada Consta deve estar preenchido e carimbado pelos órgãos mencionados no documento. Essa declaração atesta que o estudante não está em débito com a Biblioteca Central (BCE), com a secretaria do curso – quanto à entrega de Monografia Digital – e com laboratórios e órgãos que emprestem equipamentos (apenas para graduações que possuem essa especificidade). “Após pegar a assinatura da BCE ou de outra unidade para o nada consta, o estudante não pode mais utilizar o respectivo serviço”, adverte o servidor Vladmir Ferreira.
De acordo com a coordenadora da CERI, Harianna Lacerda, a unidade está empenhada, juntamente com o Centro de Informática (CPD) da UnB, para que a partir do próximo semestre a inscrição para colar grau também seja feita online. Enquanto a melhoria não for implementada, os estudantes devem estar atentos aos prazos. O período de inscrição na Cerimônia de Colação de Grau, bem como o Calendário das Colações de Grau do 1º/2017, serão divulgados pela Coordenação do Cerimonial. Já o formulário de nada consta pode ser entregue até 23 de junho.
UnBDIGITAL – A mudança no processo de pedido de diploma foi executada pelo CPD. A melhoria faz parte do Projeto UnBDigital, que tem como objetivo modernizar processos e aumentar a eficiência das rotinas produtivas na Universidade. “Estamos conseguindo responder tecnologicamente às demandas de alunos e de setores da UnB. Com a implantação de um campo para o aluno confirmar sua participação na cerimônia de colação de grau, teremos mais uma facilidade no processo”, comemora o analista de TI e coordenador da Gerência de Informações Acadêmicas do CPD, Felipe dos Santos.
SERVIÇO – Dúvidas quanto à Cerimônia de Colação de Grau podem ser esclarecidas pela CERI nos telefones 3107 0694/0691. Outras dúvidas podem ser sanadas pela SAA nos telefones 3107 0358/0225.