A desburocratização dos processos acadêmicos e administrativos é um dos desafios da Universidade de Brasília nos próximos anos. Para dar maior celeridade, simplificar os encaminhamentos e reduzir etapas, foi criado, por meio do Ato da Reitoria nº 0020/2017, o Programa Simplifica UnB.
Uma das mudanças mais imediatas vai acelerar a contratação de professores substitutos. A instituição admite, a cada ano, mais de 200 docentes para substituir os efetivos que pedem afastamento. A quantidade de fluxos seguidos alonga a tramitação por até quatro meses. Com o Simplifica UnB, o tempo pode ser reduzido pela metade.
“A modernização administrativa e de gestão de processos é uma demanda muito forte na UnB. Estamos bastante defasados em relação a outras universidades”, declara o vice-reitor Enrique Huelva, que preside a comissão responsável por identificar os problemas e viabilizar melhorias que atendam às necessidades da comunidade acadêmica.
IMPACTO ACADÊMICO – Hoje, complexidade e morosidade nos procedimentos – que envolvem diversos setores até a finalização – afetam negativamente a rotina acadêmica, sobretudo no início dos semestres letivos, atrasando a chegada dos novos profissionais à sala de aula.
É o que relata a diretora do Instituto de Letras, Rozana Naves. Ao lado da Faculdade de Saúde (FS) e do Instituto de Ciências Biológicas (IB), a unidade é uma das que mais contrata docentes substitutos.
Para Rozana, existem dificuldades a serem sanadas pela instituição: “O principal impacto acadêmico se verifica no retardamento da entrada do professor, o que resulta no cancelamento de turmas e em prejuízo aos estudantes do Instituto e de vários cursos que atendemos”.
As ações são passos essenciais a fim de agilizar as demandas, reduzir etapas e descentralizar. “Nossa esperança é que, com a simplificação dos processos, esse impacto seja minimizado”, reforça o vice-reitor.
MEDIDAS – Responsável por operacionalizar o Programa Simplifica UnB, a Diretoria de Processos Organizacionais (DPR) do Decanato de Planejamento, Orçamento e Avaliação Institucional (DPO) analisou os fluxos para contratação de professores e propôs modificações para acelerar os trâmites, respeitando as exigências legais.
A avaliação foi feita com apoio da Coordenação de Provimento (Cprov) do Decanato de Gestão de Pessoas (DGP), que acompanha a seleção e a efetivação dos novos docentes. Uma das necessidades verificadas é a de vincular o afastamento dos professores efetivos à contratação de substitutos, o que costuma ser realizado em diferentes períodos, com defasagem de tempo entre um e outro.
“Hoje não há um planejamento claro das unidades acadêmicas. Muitas delas não trabalham com um prazo mínimo de antecedência, a partir do momento em que concedem afastamento para um docente do quadro, até que possam ter o substituto dele no semestre seguinte”, esclarece a diretora da DPR, Luciana Couto. Com a simplificação, os processos poderão ser encaminhados paralelamente, o que garante maior celeridade.
Conceder às unidades acadêmicas maior controle no acompanhamento dos processos de seu interesse é também uma das preocupações da comissão permanente Simplifica UnB. Tal medida possibilitará outra readequação nos fluxos: o contato com o candidato selecionado e a observação dos prazos para o comparecimento à instituição passa a ser de responsabilidade direta dos centros, institutos e faculdades.
Anteriormente, essas etapas eram centralizadas na Cprov, que atendia toda a demanda da Universidade. “Estamos dando mais autonomia e responsabilidade para as unidades acadêmicas na gestão da contratação de professores”, afirma Luciana, informando que caberá às unidades disponibilizar um checklist pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Toda a documentação necessária para formalizar o processo de abertura da seleção e de contratação, além da minuta do edital de contratação simplificada deverão estar ali.
A inclusão dessas medidas foi pensada para evitar o retorno do processo às instâncias por ausência de documentos e também para tornar o trâmite mais transparente, facilitando tanto o controle de prazos como o envio das informações sobre o processo seletivo à Cprov. Isso poupa retificações na elaboração do edital e traz rapidez à etapa. Antes, a minuta do edital circulava por e-mails trocados com as unidades acadêmicas.
“A capacitação para as novas práticas será feita com bastante cuidado, para que haja total segurança na execução do processo”, destaca a diretora da DPR. Já neste mês de outubro, os servidores começarão a receber treinamento. Eles terão um manual com o passo a passo e vão conhecer todo o fluxo do processo, com a descrição detalhada de cada etapa.
As mudanças devem entrar em vigência a partir de novembro deste ano, quando se inicia o período de novas contratações. Antes de as ações serem implementadas, os responsáveis pelos processos na secretaria das unidades receberão orientação.
Outros processos foram mapeados e estão sendo avaliados pela comissão Simplifica UnB. No momento, as prioridades são: afastamento de docentes, compra de passagens, credenciamento de pesquisador colaborador, gestão de projetos acadêmicos, progressão docente e compras.
