Modernizar processos e aumentar a eficiência das rotinas produtivas. Esses são os pilares do projeto UnBDigital, que prevê a implantação de um novo sistema para a gerir os documentos da Universidade.

Ainda no primeiro semestre de 2016, em todos os campi e unidades da UnB, os processos em papel passarão a ser criados e tramitados unicamente em plataforma eletrônica. Documentos impressos que ainda estiverem em tramitação vão ser digitalizados. No UnBDoc, apenas a consulta vai permanecer ativa – outras funções serão encerradas.

A novidade integra a adesão da Universidade ao Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa coordenada pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP). Os órgãos e entidades que aderem ao PEN têm acesso ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), plataforma para gestão de processos e documentos eletrônicos. A ferramenta, desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), possui interface amigável e práticas inovadoras de trabalho.

De acordo com o decano de Planejamento e Orçamento, César Tibúrcio – um dos gestores à frente do projeto –, a eficiência do Sistema Eletrônico de Informações está comprovada pela experiência de órgãos públicos que aderiram à transformação.

Otimista em relação às mudanças nas rotinas de trabalho, o decano afirma que os benefícios proporcionados pela inovação são bem maiores do que os custos envolvidos.

HISTÓRICO – Em novembro de 2015, o Ministério da Educação (MEC) publicou portaria determinando a implantação do SEI nas fundações, autarquias e empresas públicas vinculadas ao órgão. Antes mesmo da disposição, a Universidade já trabalhava para viabilizar a utilização da plataforma. O Comitê de Tecnologia da Informação da UnB (CTI) aprovou, em outubro, a implantação do SEI na Universidade.

Instituída por meio de ato da reitoria, a Comissão para Análise da aplicação do SEI na UnB realizou estudos e visitas técnicas a cinco dos 133 órgãos públicos que já aderiram ao PEN e operam com o sistema.

De acordo com o relatório final da Comissão, o resultado percebido foi um alto índice de satisfação por parte de servidores e membros de administrações superiores, que tiveram seus níveis de qualidade de vida no trabalho elevados.

Além da redução de custos – dada a economia com a aquisição de insumos como papel, cartuchos de impressão e outros materiais hoje utilizados – foi apurado também o aumento de eficiência e agilidade na tomada de decisões dentro destes órgãos – pois, por meio do SEI, é possível que um documento tramite em tempo real por mais de uma unidade de forma simultânea.

PREPARATIVOS – No momento, diversas unidades da instituição estão contribuindo com a Comissão de Implantação do SEI na UnB, para que o sistema seja mais bem adaptado à realidade da Universidade.

Como a mudança se aplica à comunidade universitária de forma geral, em breve, todos os servidores receberão treinamento para operar a nova plataforma.

Mais informações sobre o SEI e atualizações sobre o processo de implantação do sistema na UnB podem ser acompanhadas no site do projeto UnBDigital.