Está disponível em formato impresso e digital o Manual de gestão de documentos de arquivo da Universidade de Brasília. Elaborado pela equipe de arquivistas da UnB, o manual busca orientar servidores sobre gestão de documentos.
"Mesmo sem um profissional especializado, cada unidade administrativa e acadêmica pode organizar e gerenciar o seu próprio arquivo", acredita a diretora do Arquivo Central (ACE), Cynthia Roncaglio.
"Muitas unidades fazem isso de maneira intuitiva. Contudo, em busca de maior eficiência, é preciso padronizar documentos e procedimentos", defende.
O manual ensina, por exemplo, como produzir, organizar e gerir documentos que tramitam na Universidade, em meio físico ou digital. Também traz orientações sobre conservação e eliminação de documentos de arquivo, conforme o ciclo de vida de cada um deles.
Roncaglio avisa que a publicação será atualizada em breve por causa da substituição do UnBDoc, atual sistema de tramitação e controle de documentos da Universidade, pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
"Mesmo assim, a maioria das orientações continua válida", afirma.
ORIENTAÇÃO – O coordenador de Gestão de Documentos, Eronides Bezerra, destaca que o manual faz parte de uma estratégia para aumentar o alcance do Sistema de Arquivos, o SAUnB.
"O Arquivo Central faz o trabalho de orientação também por meio de cursos e consultoria arquivística", diz. "Somos poucos arquivistas, por isso a descentralização das atividades básicas de organização dos documentos é importante", explica.
Segundo ele, são prioridades setores onde há grande volume de documentos de arquivo, como a Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) e o Decanato de Administração (DAF).
Há previsão de lançamento de curso de capacitação no segundo semestre.
EFICIÊNCIA – Cynthia Roncaglio aponta a eficiência administrativa – que influencia na qualidade das atividades universitárias – como um dos principais ganhos da padronização e gestão de documentos.
"Além de evitar a perda de documentos públicos, elas tornam possível o acesso rápido à informação. Isso é importante não só para os gestores que trabalham na Universidade de Brasília, mas também para a sociedade, pois são ações de transparência pública e de preservação da memória institucional", observa.
A diretora ressalta que a gestão de arquivos é uma exigência legal, prevista por resolução interna da UnB e pelas leis de arquivo e de acesso à informação.
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