O balanço contábil da UnB em 2016 registrou cerca de R$ 400 milhões em bens móveis. O montante explicita o volume de ativos empenhados no patrimônio da instituição e a importância de manter esses bens cadastrados, mapeados, conservados e com manutenção em dia. Esta atividade de rastreamento é chamada de inventário patrimonial.
Para reforçar a necessidade de docentes e técnicos administrativos cuidarem desses bens, a Universidade tem realizado alguma ações. Em maio, o Decanato de Administração (DAF) realizou workshop com servidores sobre inventário patrimonial. Mais recentemente, no inicio de julho, promoveu a palestra Gestão de Materiais e Patrimônio.
COMO FUNCIONA – Existem legislações federais e normas internas da Universidade que regulamentam a gestão patrimonial. “A Instrução Normativa n. 205/88 da Secretaria de Administração Pública da Presidência da República (Sedap) é o principal regramento de controle de material na Administração Pública Federal”, informa a decana de Administração, Maria Lucilia dos Santos.
Os bens da instituição recebem placa com número e seus valores são registrados na contabilidade da UnB. Cada centro de custo deve prestar contas do patrimônio por meio das Comissões Centrais de Inventário e Subcomissões de Inventário. O setor da Universidade que supervisiona os inventários é a Coordenação de Patrimônio (PAT), que faz parte da Diretoria de Gestão de Materiais (DGM), ambas integradas ao DAF.
“A DGM realiza atividades de logística quanto ao controle patrimonial, em geral, por meio do Sistema de Patrimônio (SIPAT), integrando a atividade de controle do patrimônio móvel e fornecendo os meios necessários à atuação gerencial da instituição e dos órgãos de controle e fiscalização internos e externos”, descreve a decana.
Bruna Caporalini, coordenadora de patrimônio, explica que, em regra, os centros de custo não devem ficar sem agente patrimonial. São 130 centros na instituição. Por isso, existe a necessidade de fazer esse levantamento de forma constante e sistêmica. “Se não é feito o inventário com frequência, não se consegue mais realizá-lo de maneira eficiente”, observa Caporalini.
O inventário patrimonial é feito anualmente, o de 2017 está na sétima fase. A ideia é fazer conferência física dos bens arrolados sob responsabilidade de cada agente, nos seus respectivos locais. A rotina de varredura facilita a identificação do estado do patrimônio e algum desaparecimento de bem. Às vezes é algo simples, como a queda da placa de patrimônio. Mas é possível que seja algo mais sério, como sumiço, furto ou descarte.
“Não se pode excluir um bem patrimonial uma vez que é cadastrado”, reforça Bruna Caporalini. Então, quando algo some, para sair da carga do agente patrimonial, é preciso que haja baixa, o que só ocorre depois de realizado um Termo Circunstanciado Administrativo (TCA) ou um Processo Administrativo Disciplinar (PAD). Caso seja identificada responsabilidade do agente acerca do desaparecimento do bem, será cobrado o ressarcimento do valor. O TCA é aplicado em casos de bens com valor inferior a R$ 8 mil. Acima, o procedimento é o PAD.
QUEM É QUEM – Existem dois tipos de agentes patrimoniais, com tamanhos de responsabilidade distintos. O primeiro é o nato, que é o servidor que tem cargo de direção (CD) ou função gratificada (FG). Os bens do setor ficam arrolados na carga patrimonial deste servidor, que tem de prestar conta deles. O segundo tipo é o delegado. Neste caso, trata-se de qualquer servidor, que tem responsabilidade pelos bens que estão sob seu cuidado, no dia a dia.
“A gestão visa zelar pela conservação e manutenção dos bens móveis da instituição, bem como salvaguardar o interesse dos seus servidores, posto que estes estão sujeitos às penalidades previstas na Lei n. 8.429/1992”, comenta a decana Maria Lucilia dos Santos.
E este é mais um motivo para fazer o inventário anualmente. Pois, caso haja alguma inconsistência no que está cadastrado e o que é encontrado no setor, o agente terá prejuízos para fazer movimentação interna. Isso porque o técnico administrativo ou o docente precisam do nada consta para essas ações e o impasse na carga patrimonial emperra esse processo. Além de prejudicar a distribuição e a cessão, bloqueia a aposentadoria. A decana lembra que o impasse também surge quando o agente patrimonial necessita prestar contas às instituições de fomento à pesquisa, como CNPq, Capes, FAP-DF e Finatec.
Anualmente, a UnB lança circular para convocar comissões do inventário. O prazo máximo para a entrega do relatório é 30 de novembro. Os dados seguem para a Coordenação de Patrimônio, que faz conferência no sistema, até o final de cada ano, quando fecha a gestão contábil da UnB.