A metáfora do cobertor curto se aplica à realidade financeira da Universidade de Brasília. As despesas previstas ultrapassam as receitas anunciadas a cada início de ano. Lidar com o dilema e otimizar o uso dos recursos é preocupação permanente dos decanatos de Administração (DAF) e de Planejamento e Orçamento (DPO). O trabalho coordenado pelas áreas nos últimos dois anos esteve centrado em ações de planejamento estratégico para minimizar desperdícios e garantir os investimentos que a instituição precisa.

Relatório de atividades do DAF destaca a implementação, em 2013, de um novo sistema de gestão de obras. A criação das diretorias de Gestão de Infraestrutura (DGI) e de Obras (DOB) organizou os processos, que incluem a elaboração de editais de licitação e a fiscalização de construções. A aposta dos gestores é que a medida agilize o andamento de obras e garanta contratos mais seguros.

O decanato promoveu mudanças internas em suas diretorias, investiu em capacitação e ampliou o quadro de servidores. A Diretoria de Contabilidade e Finanças (DCF) é uma das que já apresentaram resultados satisfatórios. A área anunciou economia de R$ 20 milhões em dois anos com o aprimoramento do planejamento tributário. As medidas incluem a renegociação de contratos e a antecipação do pagamento de despesas. A DCF também implantou formulário eletrônico para solicitar prestação de contas.

A inovação foi marca do trabalho do DAF. A Diretoria de Gestão de Materiais (DGM) estabeleceu sistema com cronograma de fornecimento e entrega de itens de consumo. A ação busca melhorar a qualidade do atendimento. O setor também conseguiu economia com a realização de pregões classificados por tipo de material. A Diretoria de Compras (DCO) criou coordenação para analisar e instruir processos e elaborou cartilha sobre aquisições na universidade.

Avanços também foram relatados pela Diretoria de Apoio a Projetos Acadêmicos (DPA), que aprimorou o fluxo de processos para contratação de fundações de apoio, e pela Diretoria de Terceirização (DTer), que reduziu reclamações trabalhistas e penalizou as falhas de empresas terceirizadas. Ainda coube ao DAF acompanhar a transição das atividades do Hospital Universitário de Brasília para a Ebserh e do Cespe para o Cebraspe.

PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO – O trabalho do DPO desde novembro de 2012 mantém o foco na melhoria do processo orçamentário e na redução dos déficits. A área fortaleceu a Comissão Própria de Avaliação (CPA) e retomou planejamento estratégico e tático para definir missões e visões institucionais. Também iniciou mapeamento de procedimentos para estabelecer competências entre os decanatos que atuam com a gestão dos recursos para a universidade.

O DPO organizou e publicou o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) 2014-2017. Aprovado em setembro pelo Conselho de Administração (CAD), o documento de 112 páginas norteia o crescimento da UnB nos próximos quatro anos.

Entre as realizações anunciadas pelo DPO também estão a retomada de cálculos de apuração de custos, a discussão da matriz de distribuição orçamentária e a definição, apoiada pelo Comitê de Tecnologia da Informação, de novo software administrativo, o Sipac, para áreas acadêmicas, de recursos humanos e administrativas.

METAS – Até 2016, o DPO, em parceria com a CPA, pretende fazer uso de novos instrumentos de avaliação. Levantamentos vão incluir a avaliação docente, o acompanhamento de egressos e estudos sobre evasão e retenção. O decanato prevê ainda implementar o Sistema de Informação de Custos e o Plano de Contas Aplicado ao Setor Público (PCASP). As perspectivas do DAF para o períodos incluem a consolidação das mudanças em andamento, a apresentação ao CAD de proposta de resolução para regulamentar a cobrança de custos indiretos e o acompanhamento dos recursos que envolvem ensino e pesquisa no HUB.