Todos os dias, documentos são produzidos na Universidade para atender diversas atividades administrativas e acadêmicas. Após cumprirem sua função imediata e os prazos legais estabelecidos, são encaminhados para o Arquivo Central (ACE). Mas qual a destinação deles após esse trâmite? Alguns passam a pertencer ao acervo histórico da instituição. No entanto, grande parte fica guardada por mais alguns anos, até finalmente ser eliminada.

A eliminação de documentos públicos, além de prevista em lei, tem por objetivo a racionalização dos espaços, em função do acúmulo de documentos desnecessários, e a redução de gastos com o armazenamento. Só no dia 25 de abril, por exemplo, 1.808 caixas-arquivo, equivalentes a 253,12 metros lineares de documentos, referentes ao período entre 1962 e 2014, passaram por essa triagem, que integra as atividades de gestão de documentos atribuídas ao ACE. Esta é a terceira vez que o procedimento é feito na UnB, previsto para ocorrer anualmente, com autorização da administração superior da Universidade e do Arquivo Nacional.

“Nossa preocupação é garantir que se preserve a documentação que realmente é importante para a Universidade. Para isso, deve-se eliminar aquilo que não tem valor e que ocupa espaços indevidos”, explica a diretora do ACE, Cynthia Roncaglio. São eliminados apenas documentos que já cumpriram sua função e que tiveram o prazo de guarda finalizado. Os critérios utilizados para essa finalidade obedecem à Resolução nº 40 de 2014 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que institui como obrigatoriedade a fragmentação mecânica do material.

Para realizar a análise e avaliação quanto à destinação dos documentos, tanto de atividades-meio como de atividades-fim, produzidos dentro da Universidade, foi criada, em 2015, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). Segundo a arquivista da Coordenação de Gestão de Documentos, Kézia Araújo Lima Cordeiro, a comissão elabora a listagem de eliminação de documentos de acordo com os prazos legais de guarda. Com todas essas informações à mão, o grupo, junto ao ACE, executa as ações necessárias ao processo.

GESTÃO – A arquivista Kézia Lima explica que a classificação, a temporalidade e a destinação final dos documentos são definidas no processo de gestão. Por meio do método, é possível fazer uma triagem, por exemplo, para determinar quais deles são de uso corrente e, por isso, permanecem por certo tempo nos arquivos dos setores que os produziram.

Pela Tabela de Temporalidade de Documentos, também utilizada na administração dos arquivos, é possível saber por quanto tempo eles deverão continuar no arquivo corrente, isto é, nas unidades administrativas e acadêmicas, e quando devem ser transferidos para o arquivo intermediário do ACE, onde são armazenados até o prazo previsto para serem eliminados. Também é possível identificar aqueles que deverão ser preservados permanentemente por se tratarem de documentos históricos.

“A gestão de documentos racionaliza espaços de guarda, favorece a rapidez e a eficiência no desenvolvimento de atividades e controla o documento desde a produção até a destinação final, que é o recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação”, ressalta Lima. Para orientar a comunidade universitária sobre as práticas de gerenciamento e preservação de arquivos, foi elaborado o Manual de Gestão de Documentos, disponível em meio impresso e eletrônico.

PATRIMÔNIO DIGITAL - Desde o dia 16 de maio, os trâmites de documentos e processos produzidos dentro da UnB passaram a ser realizados digitalmente com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). A introdução da plataforma não só afetará a rotina da Universidade, mas também reduzirá a quantidade de documentos em papel a serem eliminados futuramente na instituição. No entanto, esses impactos só serão sentidos a longo prazo. A diretora do ACE pondera que a produção anterior à implantação do SEI ainda deverá ser conservada segundo os prazos legais.

A principal preocupação no momento é outra: "Com a crescente produção em meio digital, virão novos desafios em relação à preservação, que não se referem apenas à forma e ao conteúdo, mas ao meio em que são preservados", afirma. Roncaglio considera que, apesar de documentos em papel e digitais apresentarem mesmo prazo de guarda, determinado pelo conteúdo, a rápida evolução tecnológica exigirá permanentes estratégias de segurança para migração da informação de forma que ela não perca a sua integridade.