MODERNIZAÇÃO

Comissão da Universidade analisa ações necessárias para implementar sistema eletrônico, criado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão

Foto: Luis Gustavo Prado/Secom UnB

Documentos funcionais de servidores ativos, aposentados e pensionistas da Administração Pública Federal – o chamado assentamento funcional – deverão, a partir deste ano, ser armazenados em um sistema criado pela Secretaria de Gestão Pública do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP). O Assentamento Funcional Digital (AFD) entrará em operação a partir do dia 1º de julho, quando os documentos funcionais passarão a ser produzidos somente em meio eletrônico. A UnB e outros órgãos públicos terão o prazo de até 30 meses após essa data para digitalizar todos os arquivos físicos dos servidores.

 

Um estudo feito pelo Arquivo do Decanato de Gestão de Pessoas (DGP) verificou a existência de mais de 10 mil caixas com dados funcionais passivos no setor. Se colocado em fileira, o quantitativo atingiria mais de 1,5 km. Por isso, uma comissão foi designada para analisar as providências para a execução do projeto na Universidade, de acordo com os requisitos da portaria normativa do MP que cria e determina como o sistema deverá ser utilizado.

 

Segundo a presidente da comissão e administradora no DGP, Laize Lopes Soares de Andrade, o grupo deve apresentar um relatório técnico à decana de Gestão de Pessoas, com o levantamento de todos os processos e ações necessárias para a adequação ao sistema. No documento, constarão demandas como a compra de equipamentos e a capacitação de servidores que lidarão diretamente com a atualização do AFD.

 

Para Laize Lopes, o projeto traz maior facilidade às rotinas do Decanato. “A gestão do processo de trabalho vai ser diferenciada. Acredito que vai facilitar, porque, com o arquivo digitalizado, haverá maior transparência e maior facilidade de acesso. Nós poderemos fazer consultas mais rápidas e com maior exatidão”, comenta. Apesar da digitalização, os documentos físicos pertencentes ao arquivo do DGP não serão eliminados, em obediência às normas do Arquivo Nacional.

 

Decana Maria Ângela Feitosa alega que o sistema otimizará o acesso aos dados de servidores. Foto: Luis Gustavo Prado/Secom UnB

A decana de Gestão de Pessoas, Maria Ângela Guimarães Feitosa, também elogia a iniciativa, que considera contribuir na modernização do setor público e no aumento do controle e da transparência dos dados funcionais. “Será um grande ganho, porque vamos diminuir muito as pilhas de papel, minimizar o extravio de documentos de servidores, para que eles possam integrar um arquivo com caráter de segurança maior do que o físico”, pontua.

 

Além dessas vantagens, Feitosa explica que, apesar de o acesso ao sistema ser limitado aos servidores do DGP, em um primeiro momento, a intenção do MP é que em breve a consulta à pasta funcional digital possa ser disponibilizada a todos os servidores via Sigepe. Entretanto, um dos desafios encontrados pela gestão no processo de implementação são os custos com os quais a Universidade deverá arcar para viabilizá-lo, ainda que diante da redução de verbas para as instituições de ensino federais. “Estamos com a obrigação legal de implantar algo importante, mas em um contexto de falta de apoio financeiro”, observa a decana.

 

UNB DIGITAL – Além da digitalização do Assentamento Funcional, a UnB modernizou a produção e tramitação de documentos e fluxos. Graças à implementação de uma plataforma digital para realização desses processos, o Sistema Eletrônico de Informação (SEI), além de dar mais agilidade e eficiência às rotinas de trabalho, a instituição contribui com medidas sustentáveis. Confira mais informações no portal UnB Digital.