Documentos funcionais de servidores ativos, aposentados e pensionistas da Administração Pública Federal – o chamado assentamento funcional – deverão, a partir deste ano, ser armazenados em um sistema criado pela Secretaria de Gestão Pública do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP). O Assentamento Funcional Digital (AFD) entrará em operação a partir do dia 1º de julho, quando os documentos funcionais passarão a ser produzidos somente em meio eletrônico. A UnB e outros órgãos públicos terão o prazo de até 30 meses após essa data para digitalizar todos os arquivos físicos dos servidores.
Um estudo feito pelo Arquivo do Decanato de Gestão de Pessoas (DGP) verificou a existência de mais de 10 mil caixas com dados funcionais passivos no setor. Se colocado em fileira, o quantitativo atingiria mais de 1,5 km. Por isso, uma comissão foi designada para analisar as providências para a execução do projeto na Universidade, de acordo com os requisitos da portaria normativa do MP que cria e determina como o sistema deverá ser utilizado.
Segundo a presidente da comissão e administradora no DGP, Laize Lopes Soares de Andrade, o grupo deve apresentar um relatório técnico à decana de Gestão de Pessoas, com o levantamento de todos os processos e ações necessárias para a adequação ao sistema. No documento, constarão demandas como a compra de equipamentos e a capacitação de servidores que lidarão diretamente com a atualização do AFD.
Para Laize Lopes, o projeto traz maior facilidade às rotinas do Decanato. “A gestão do processo de trabalho vai ser diferenciada. Acredito que vai facilitar, porque, com o arquivo digitalizado, haverá maior transparência e maior facilidade de acesso. Nós poderemos fazer consultas mais rápidas e com maior exatidão”, comenta. Apesar da digitalização, os documentos físicos pertencentes ao arquivo do DGP não serão eliminados, em obediência às normas do Arquivo Nacional.
A decana de Gestão de Pessoas, Maria Ângela Guimarães Feitosa, também elogia a iniciativa, que considera contribuir na modernização do setor público e no aumento do controle e da transparência dos dados funcionais. “Será um grande ganho, porque vamos diminuir muito as pilhas de papel, minimizar o extravio de documentos de servidores, para que eles possam integrar um arquivo com caráter de segurança maior do que o físico”, pontua.
Além dessas vantagens, Feitosa explica que, apesar de o acesso ao sistema ser limitado aos servidores do DGP, em um primeiro momento, a intenção do MP é que em breve a consulta à pasta funcional digital possa ser disponibilizada a todos os servidores via Sigepe. Entretanto, um dos desafios encontrados pela gestão no processo de implementação são os custos com os quais a Universidade deverá arcar para viabilizá-lo, ainda que diante da redução de verbas para as instituições de ensino federais. “Estamos com a obrigação legal de implantar algo importante, mas em um contexto de falta de apoio financeiro”, observa a decana.
UNB DIGITAL – Além da digitalização do Assentamento Funcional, a UnB modernizou a produção e tramitação de documentos e fluxos. Graças à implementação de uma plataforma digital para realização desses processos, o Sistema Eletrônico de Informação (SEI), além de dar mais agilidade e eficiência às rotinas de trabalho, a instituição contribui com medidas sustentáveis. Confira mais informações no portal UnB Digital.