“Temos que ser um exemplo para o Brasil de como o serviço público pode funcionar bem”. A frase foi dita pelo reitor da UnB, Ivan Camargo, durante a última cerimônia de recepção de novos servidores da FUB, realizada em janeiro. Previsto para estar em plena operação ainda no primeiro semestre de 2016, o projeto UnBDigital chega para viabilizar o alcance deste objetivo.
Diversas vezes criticados pela morosidade de suas decisões, 133 órgãos da administração pública têm visto suas condições de operação mudar após aderirem ao Plano Eletrônico Nacional. No ano de 2014, em um projeto-piloto de utilização do SEI no Ministério das Comunicações (MiniCom), a duração média da tramitação de um processo no órgão passou de 199 para 25 dias.
Então diretora na Secretaria de Serviço de Comunicação Eletrônica do Ministério, a servidora Patrícia Brito de Ávila afirma que, em 2011, antes da implantação do sistema, havia ali cerca de 50 mil processos estagnados – apesar de o setor responsável representar dois terços de todo o efetivo do órgão.
“Era impossível atender demandas da sociedade. Processos mudavam de setor e se perdiam. É como se tivéssemos parado no tempo”, avalia.
Atual Secretário de Gestão Pública do Ministério do Planejamento – órgão à frente do PEN – Genildo Lins, que à época era secretário de Serviços de Comunicação Eletrônica do MiniCom, ajuda a descrever a situação encontrada:
“Achamos processos perdidos até no duto de ventilação. Pessoas ficavam doentes por causa da convivência com as pilhas de papel”, narra. Lins conta ainda que os colaboradores não se sentiam motivados a trabalhar: “Tinha-se a impressão de que aquela quantidade de processos nunca acabaria, diante disso os servidores não se esforçavam”.
QUALIDADE DE VIDA – Quando há servidores desmotivados, os cidadãos ficam no prejuízo. É combatendo este mal que a UnB acredita poder melhorar também sua relação com o público usuário. A vice-presidente da Comissão para Implantação do SEI na Universidade, Júlia Soier, ressalta o papel “revolucionário” da inovação:
“Um servidor que levava um dia inteiro para lidar com um processo – carimbando, assinando, solicitando transporte – vai poder resolver seu trabalho em minutos, com o benefício de não dividir ambiente com pilhas de papéis. A qualidade de vida no trabalho é o maior ganho que teremos”, acredita.
Além desse aspecto, o diretor do Centro de Informática da UnB (CPD), Jorge Henrique Cabral, destaca que será possível, a partir das rotinas estabelecidas pelo SEI, repensar a distribuição de servidores, caso necessário:
“Por ser um sistema extremamente transparente, saberemos se um setor está sobrecarregado ou lida melhor com sua força de trabalho. Abriremos um diálogo sobre tudo o que é desempenhado na Universidade”.
MAIS INTEGRAÇÃO – A UnB será a primeira universidade federal a aderir ao SEI em sua totalidade, deixando de lado o trâmite de processos e documentos em papel. O PEN prevê a integração de todos os órgãos da administração pública federal por meio do SEI até outubro de 2017. Mesmo os órgãos que já possuem sistemas eletrônicos independentes terão condições de se comunicar com adotantes do SEI.