O fim dos arquivos em mídia física circulando dentro da Universidade de Brasília é uma novidade, mas o movimento pela diminuição dos custos com papéis e insumos de impressão está em pauta há alguns anos. Juntamente com o Ministério da Educação, a UnB vinha adotando práticas mirando economia de recursos e aumento de eficiência. Com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações, o objetivo está ainda mais próximo.
Em 2014, um projeto-piloto de utilização do SEI, operado no Ministério das Comunicações (Minicom), resultou em uma economia superior a R$ 500 mil com gastos de impressão. De acordo com dados do Almoxarifado da UnB, em 2014 foram gastos mais de R$ 670 mil em materiais para produção de processos. Deste valor, R$ 295 mil apenas em papel A4.
A expectativa é de que esses valores sejam reduzidos de forma significante a partir da ativação do SEI, ainda no primeiro semestre de 2016.
GESTÃO SUSTENTÁVEL – A UnB busca alinhar-se também às diretrizes do Projeto Esplanada Sustentável (PES), elaborado em 2012 por meio de parcerias entre diferentes órgãos do Executivo. O objetivo do projeto é incentivar órgãos e instituições públicas federais a adotarem modelos de gestão organizacional e de processos voltados à utilização racional de recursos.
De acordo com dados publicados em 2013 pelo Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), estima-se que, apenas com papel, haja um desperdício anual de quatro mil folhas por servidor na Esplanada dos Ministérios. Considerando que tais órgãos possuíam – à época da publicação – cerca de 50 mil servidores ativos, o uso total por ano chegaria a 200 milhões de folhas, ou 400 mil resmas.
Aos cofres governamentais este custo seria de aproximadamente R$ 4 milhões. Já ao meio ambiente, a retirada equivale a quase 20 mil árvores.
INICIATIVAS – Embora diversas operações cotidianas sejam realizadas por meio digital, o gasto com papel nas unidades de trabalho ainda é significativo nos setores público e privado. Segundo o especialista em gestão de informação e diretor do CPD, Jorge Henrique Cabral, tal realidade se deve à falta de costume em lidar com novas práticas no ambiente profissional.
“A resistência contra sistemas de automação acontece quando estas ferramentas impactam nas decisões a serem tomadas na rotina de trabalho. Se um formulário de programação de férias é excessivamente limitado e oferece dificuldades para a concretização dos planos do trabalhador, isso pode causar indisposição”, exemplifica.
Entretanto, Cabral define o SEI como um sistema simples e diferenciado, que trará agilidade e transparência aos fluxos de trabalho já executados na Universidade, ao invés de entraves ou interferências.
Para o decano de Planejamento e Orçamento, César Tibúrcio, a inserção de documentos e processos da UnB no ambiente digital acrescentará facilidades ao dia a dia da instituição. “Na comunidade universitária, a maioria das pessoas já está habituada a realizar projetos online. É uma cultura externa que vamos incorporar com sucesso”, prevê.