No mês de janeiro, o Ministério da Justiça (MJ) apresentou dados referentes ao primeiro ano de adoção do Sistema Eletrônico de Informações, o SEI. Criada e cedida pelo TRF4, a plataforma é o instrumento oficial oferecido pelo Governo aos órgãos que buscam adequação digital por meio do Plano Eletrônico Nacional (PEN).
A utilização do SEI – que na UnB passa a vigorar ainda no primeiro semestre deste ano – possibilita agilidade no trâmite de processos e documentos, transparência nas informações, redução de custos e maior qualidade de vida no trabalho, ao substituir o uso predominante do papel pelo meio eletrônico.
Atualmente o sistema opera em 133 órgãos e entidades da administração pública. De acordo com o secretário adjunto de Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP), Fernando Siqueira, o plano é alcançar 224 instituições públicas federais, embora hajam demandas de estados e municípios.
Para o secretário adjunto, a implantação do SEI na UnB é emblemática, visto que será a primeira universidade pública a adotar totalmente o sistema em todos os seus processos.
EXEMPLO – O Ministério da Justiça teve acesso ao SEI sob influência do Ministério das Comunicações (MiniCom), um dos pioneiros na iniciativa entre órgãos do Executivo.
Desde o início de 2015, as mudanças no MJ têm ocorrido em todas as áreas, sempre impulsionadas pelo modo de trabalho trazido pelo sistema eletrônico, como relata o secretário executivo do ministério, Marivaldo de Castro.
“Nosso órgão abraçou o SEI. Talvez seja uma das políticas de maior unanimidade entre os servidores, porque trouxe uma melhoria de trabalho muito grande, aumentou a transparência e a agilidade dos processos e melhorou o ambiente de trabalho”, complementa.
De acordo com o secretário, o órgão levou três meses para colocar o SEI em pleno funcionamento, realizando atividades de adequação de estrutura e sensibilização do público. Havia o temor de que a inovação não fosse bem aceita pelos colaboradores, mas a realidade foi bem diferente.
“Servidores e dirigentes demonstraram muito empenho com o projeto. Investimos aproximadamente 350 mil reais na implantação do sistema. Acredito que a dedicação dos trabalhadores tenha influenciado nesse baixo custo também”, relata.
Secretária adjunta de Gestão do MP, Patrícia Brito de Ávila, destacou a eficiência do SEI como ferramenta de gestão e reforçou a necessidade de um trabalho em equipe bem organizado, com patrocínio da administração superior, para que todo o potencial do programa seja alcançado.
EFICIÊNCIA – A economia total gerada no MJ neste primeiro ano ultrapassou dois milhões de reais. Os principais valores poupados foram em gastos com transporte e serviços de postagem, chegando a 1,5 milhão. A tendência, segundo o subsecretário de Planejamento, Orçamento e Gestão do MJ, Flávio Prol, é de que as economias se mantenham, já que a maioria dos contratos são anuais. Em alguns casos, podem até mesmo se acentuar.
“A Polícia Federal é nossa principal parceira. Buscamos cerca de 350 processos por dia, para serem conferidos e digitalizados. Quando a PF aderir ao SEI, acreditamos que os gastos vão reduzir ainda mais”, calcula.
Em 2015, o MJ concluiu 264 mil processos, gerou novos 730 mil e recebeu mais 634 mil de origem externa, muitos dos quais foram digitalizados para integrarem o SEI. Segundo o secretário executivo Marivaldo de Castro, o SEI é a “maior mudança de gestão dos últimos anos, com potencial para transformar o serviço público agora e no futuro”.
Ele acredita que, sem o sistema, muitos processos resolvidos no novo modelo ainda tramitariam por anos. A precisão nas informações foi outro atributo do sistema exaltado pelos servidores:
“O MJDoc (antigo serviço para gestão de processos e documentos) não tinha informações atualizadas. Em meio a uma reunião, buscávamos informações sobre a fase de tramitação de um processo e o que encontrávamos era incorreto. Hoje esses dados são lançados de forma instantânea no sistema, o que reduz a chance de falha”, explica Prol.
CULTURA ORGANIZACIONAL – Mesmo um ano após a implantação do sistema, o subsecretário Flávio Prol aproveitou o evento para lembrar os servidores de que a iniciativa substitui em grande parte o uso de documentos em papel.
“Evitem ao máximo imprimir, a menos que seja muito necessário. Utilizem tablets, monitores e outras ferramentas”, orientou. “Há pessoas que ainda têm a impressão de que a informação fora do papel não tem efeito. Na verdade, o sistema possui toda autenticidade necessária”, esclarece.