Os cerca de 50 mil estudantes da Universidade de Brasília terão, a partir desta sexta (25), acesso gratuito à suíte de aplicativos Microsoft Office 365 Educacional - versão nuvem. A ferramenta permite acesso em qualquer máquina, por meio de rede de internet. A novidade tornou-se possível graças a acordo firmado entre a UnB e a Microsoft. Com a mudança, os alunos acessarão suas contas de e-mail institucional via Outlook, contando com 50 GB de espaço de armazenamento. Para usar essa nova ferramenta, o estudante deverá acessar a página de login do Office.
Para garantir que o acesso se concretize, o Centro de Informática (CPD) começará a realizar migração da base de dados de e-mails institucionais dos estudantes regulares a partir desta sexta (25). Uma mensagem com detalhes da migração será encaminhada aos estudantes por e-mail. As primeiras contas serão de alunos da graduação, e, em seguida, os da pós-graduação. Encerrada a migração, o acesso à caixa de e-mail de aluno somente poderá ser feito através do Office 365 e não mais pelo Webmail de Aluno da UnB.
Diretor do CPD, Jacir Bordim afirma que a migração vai permitir acesso a outras funcionalidades, como o Teams, Word, Excel e Power Point, para citar os mais populares. A cereja no bolo deve ser o OneDrive, o sistema de armazenamento em nuvem com capacidade 1 TB para cada estudante. Isso equivale a cerca de um milhão de documentos no Office, a 400 mil fotos ou a 200 mil músicas. Além disso, estudantes poderão editar arquivos de forma colaborativa e concomitante. Possibilidade útil, por exemplo, para finalizar um trabalho em grupo.
NUVEM – O armazenamento em nuvem permite acesso a dados e documentos em qualquer lugar, momento ou dispositivo, necessitando apenas de internet. Outra vantagem é que se torna desnecessário ter um aplicativo instalado no dispositivo para manusear os documentos. Bastam e-mail e senha para ter acesso a várias possibilidades.
Enquanto os dados serão armazenados nos servidores da Microsoft, a gestão do ambiente continua por conta do CPD. Assim, o serviço de restauração de senha de login de aluno ou de recuperação dos dados para acesso ao e-mail e ao sistema de Matrícula Web continuam sendo feitos somente através do Portal de Aluno da UnB.
SEGURANÇA – O acordo firmado entre UnB e Microsoft segue as mesmas regras de documentos semelhantes firmados por órgãos da administração pública federal e a empresa. Um dos pontos fundamentais do acordo é a garantia de segurança e de sigilo dos dados depositados na nuvem. “Sem anúncios e sem mineração de dados”, acrescenta Bordim.
“Os estudantes já usam ferramentas como esta. A diferença é que, em vez de procurar soluções particulares, agora podem usar uma solução ofertada pela instituição com garantia de segurança de dados”, reforça o diretor do CPD. Assinado em setembro, o acordo esteve em negociação desde 2018. Ademais, está em conformidade com instrução normativa que estabelece que os ambientes de data center do governo federal migrem para a nuvem.
FAMILIARIZE-SE – A própria plataforma oferece vídeos e tutoriais para melhor uso das ferramentas do Office 365. Durante a Semana Universitária, houve palestra da empresa sobre o tema, como lembra Marcus Vinícius Jorge, coordenador de suporte avançado do CPD.
O acesso à ferramenta é garantido enquanto o estudante estiver registrado na Universidade. Uma vez concluído os estudos, o indivíduo terá um período para migrar seus documentos para outro local. Alternativamente, o universitário pode optar por manter a conta como pessoa física e estabelecer um novo contrato com a Microsoft.
Descrita como uma forma de a Universidade manter contato com o estudante, a plataforma pode ser explorada como ferramenta para ensino e aprendizado, inclusive em disciplinas. “Hoje, os estudantes usam o e-mail da UnB para acessar ferramentas institucionais. A expectativa agora é que eles possam usar com mais frequência”, projeta Bordim. Além disso, as possibilidades ofertadas pela plataforma prometem facilitar a vida dos estudantes. “Até defesa de um trabalho de conclusão de curso pode ser feita pelo Skype ou pelo Teams”, exemplifica o gestor.
Vice-diretor do CPD, Domingos Pereira comenta que o setor realizou diversos testes internos para garantir a melhor experiência de migração. Sobre o uso dos aplicativos em nuvem, o profissional acredita que será uma questão simples de adaptação. “Os estudantes já usam essas ferramentas no celular, então acredito que seja bem mais natural para eles”, diz.
De acordo com Domingos, a migração das contas de e-mail deve demandar algo em torno de dois a três dias e não deve gerar qualquer impacto para o usuário. Nos meses em que ficou preparando a mudança, o CPD passou por um processo de mudança de filosofia. “De um serviço feito em casa, em que temos todo o controle, para um serviço em nuvem”, descreve o vice-diretor.
As dúvidas que surgirem podem ser sanadas no FAQ do CPD sobre o tema e também no site da Microsoft.
EFICIÊNCIA – A disponibilização do Office 365 repercute em redução de custos para a UnB e em ganho em eficiência nos serviços prestados. Não mais será necessária a manutenção de espaço de armazenamento no sistema do CPD para os alunos, e também não haverá necessidade de gestão do serviço de Webmail de Aluno, o que implica direcionamento de pessoal, equipamentos e energia elétrica.
Além disso, os estudantes agora terão acesso aos vários data centers da Microsoft, caso necessitem de alguma ajuda no uso dos aplicativos da suíte do Office 365. E ainda se beneficiarão de ferramentas mais aprimoradas como a de anti-spam, lista Domingos. “São ferramentas intrínsecas ao ambiente Microsoft”, aponta. “Em resumo, o Office 365 oferece disponibilidade de dados, acesso com mais facilidade e garante economicidade."