Adequar contratos, reduzir gastos, minimizar impactos e otimizar a gestão. Essas metas se tornaram lema da administração superior da Universidade de Brasília com a restrição orçamentária sofrida pela instituição em 2017. “Passamos o ano dirigindo esforços para ampliação de nossos recursos”, diz a decana de Planejamento, Orçamento e Avaliação Institucional (DPO), Denise Imbroisi.
Apesar das dificuldades, ela considera positivo o balanço deste primeiro ano de gestão, sobretudo com as ações para reduzir a burocracia e elaborar o planejamento da instituição para o próximo quinquênio. A percepção é compartilhada pela decana de Administração (DAF), Maria Lucilia dos Santos, que atribui relevância especial à reestruturação realizada no setor. “O DAF estava inchado. Os rearranjos nos ajudaram a nos concentrarmos nas atividades-fim."
Para a série especial sobre o ano inaugural da gestão 2016/2020, a Secretaria de Comunicação ouviu representantes de cada um dos oitos decanatos para saber quais foram as principais conquistas da primeira fase do mandato e quais desafios se apresentam para a continuidade. Nesta edição, as decanas de DAF e DPO destacam as realizações de suas pastas no período.
ADEQUAÇÕES – Em 2017, o orçamento destinado pelo governo federal para a manutenção e investimentos na UnB foi reduzido em 45%, comparado ao do ano passado. Além disso, recursos previstos não foram liberados integralmente à Universidade até o momento. Diante do cenário, foram necessários ajustes em contratos de terceirização e em outros gastos para balancear as contas, que ultrapassavam os valores de que a instituição dispunha para cobri-las. "Conseguimos reduzir em 15% os custos do contrato com o Restaurante Universitário", menciona Denise.
Mesmo com a limitação de recursos, o DPO conseguiu incrementar o apoio para desenvolvimento das áreas acadêmicas. “Nosso planejamento orçamentário está a serviço de oferecer ensino, pesquisa e extensão de qualidade. As unidades acadêmicas precisam desse recurso para fazer seu trabalho”, argumenta a decana.
Além dos ajustes em despesas, questões legais relacionadas à contratação de pessoas físicas em projetos acadêmicos necessitavam de solução. “A Universidade vinha sendo muito criticada por conta dessas contratações. Já havia decisão judicial exigindo desligamento desses contratos”, comenta Maria Lucilia.
Nesse sentido, o DAF deu um passo à frente ao investir na regularização. A decana frisa que as unidades acadêmicas e administrativas estão sendo orientadas quanto às exigências legais e necessidades de adequação dos contratos já firmados. No momento, o decanato está concentrado em rever normas para esse tipo de admissão.
SIMPLIFICA UnB – Imprimir agilidade a processos acadêmicos e administrativos também foi uma das necessidades identificadas pela atual gestão da Universidade. A criação do programa Simplifica UnB trouxe alternativa ao problema, que afeta diversas áreas. Responsável por mapear processos de grande complexidade, o DPO tem auxiliado unidades envolvidas nos trâmites na implementação de melhorias. “Buscamos identificar os pontos que reduzem a agilidade dos processos para que possamos trabalhar com celeridade”, ressalta Denise Imbroisi.
Um dos alvos do programa é o processo de compras, atribuído ao DAF. Para iniciar o projeto de simplificação, o decanato estruturou um novo modelo de compras, com prazos mais flexíveis, permitindo o envio de propostas de aquisição ao longo do ano. A descentralização de fluxos administrativos também está inclusa na iniciativa e começou com a criação de núcleos temáticos para atender diferentes segmentos de compras da Universidade. “Tivemos uma melhoria considerável de aquisições no setor de eletroeletrônicos, por exemplo”, comemora a gestora do DAF.
OUTROS AVANÇOS – Reorganizar a estrutura interna foi outra ação elencada por Maria Lucilia como prioritária para a melhoria do trabalho. “O DAF estava inchado. Ele tinha abarcado, ao longo dos anos, várias atribuições, por meio de estruturas que não necessariamente tinham um vínculo com sua principal atividade”, aponta.
Quatro diretorias foram desvinculadas do decanato, sendo que, destas, três tiveram suas atribuições incorporadas a uma nova estrutura: a Secretaria de Infraestrutura (Infra). O órgão foi criado em abril deste ano, após aprovação do Conselho Universitário. Com a reorganização, foram extintas as antigas diretorias de Obras (DOB), de Gestão de Infraestrutura (DGI) e o Centro de Planejamento Oscar Niemeyer (Ceplan).
Já a Diretoria de Apoio a Projetos Acadêmicos (DPA) passou a compor o Decanato de Pesquisa e Inovação (DPI), também criado em 2017. “Isso nos aliviou para desempenharmos nossas ações finalísticas”, avalia Maria Lucilia.
Seguindo as perspectivas de avanço na qualidade, a construção do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), que valerá de 2018 a 2022, é destaque no trabalho do DPO. Junto à Reitoria, o decanato está à frente do projeto, pela primeira vez elaborado sem consultoria externa e com a participação de toda a comunidade universitária. O documento reúne objetivos e metas da instituição para os próximos anos.
“Acredito que esse trabalho vai nos dar unidade, pois saberemos para onde estamos indo e os pontos que devemos trabalhar”, observa Denise. O PDI será levado para consulta pública nos próximos dias.
As gestoras ainda enxergam muitos desafios pela frente, sobretudo diante da prevalência da crise econômica. “Mas vamos continuar aumentando nossa eficácia e eficiência, contribuindo ainda mais para os processos de simplificação”, aposta Denise. Para Maria Lucília, a meta se tornará ainda mais tangível após concluída a implantação do Sistema de Gestão Acadêmica, ferramenta que permitirá administração integrada de diversas áreas da Universidade.
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