A Universidade de Brasília está em processo de reunir todo o seu acervo administrativo em um novo espaço. O edifício antes ocupado pelo Centro de Pesquisa em Avaliação e Seleção e de Promoção de Eventos (Cebraspe) agora abriga as equipes do Centro de Educação a Distância e Tecnologias Educacionais (Cead), da Secretaria de Infraestrutura (Infra) e do Arquivo Central da Universidade (ACE). A área do ACE tem a capacidade de guardar mais de 35 mil caixas de documentos. A reitora Márcia Abrahão caracterizou a mudança como a realização de um sonho e uma significativa realização administrativa para zelar pela história da Universidade.
“Temos um grande compromisso com a preservação do legado da UnB e com a transparência das nossas ações dentro da instituição. Sendo uma das mais importantes universidades do Brasil e da América Latina, é imprescindível mantermos nossos registros de forma adequada, segura e aberta ao público”, disse a reitora.
Os documentos tratados que se encontram no prédio já somam cerca de 13 mil caixas. Todos estão identificados, classificados e armazenados de forma a possibilitar a consulta. No entanto, alguns materiais são eliminados após determinado prazo, de acordo com a legislação em vigor. Os novos materiais que estão sendo recebidos somam cerca de 22 mil caixas de documentos, oriundos de outras unidades da UnB, e ainda não estão disponíveis para pesquisa direta pela comunidade.
A mudança do material para o novo espaço começou em julho e tem sido feita com o apoio da Secretaria de Infraestrutura, da Prefeitura e do Decanato de Administração (DAF). Até o momento, já foram transferidos arquivos do DAF, do Decanato de Ensino de Graduação (DEG), do Decanato de Extensão (DEX), da Secretaria de Patrimônio Imobiliário (SPI), da Editora UnB (EDU), e sete mil caixas do próprio Arquivo Central. Aguardam para ser transferidos arquivos da Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) e mais seis mil caixas de documentos do ACE.
“No caso dos acervos permanentes, que consiste em parte desse volume – cerca de três mil caixas –, temos procedimento de difusão e fomento ao acesso via plataforma Atom, com acesso público e gratuito. Nela, podem ser acessados diversos documentos, sem a necessidade de login com usuário e senha”, explica o diretor do Arquivo Central, Rodrigo de Freitas. Os arquivos raros e delicados ficam em uma sala especial, com acesso restrito a servidores do ACE. As consultas a esses documentos são feitas somente com agendamento no Arquivo.
Entre os materiais mais antigos e raros sob custódia do ACE estão as atas de reuniões do Conselho Diretor da UnB, datadas de 1962, como a que formalizou a designação de Darcy Ribeiro para ser o primeiro reitor da instituição, e os acervos fotográficos que remetem aos eventos de criação da Universidade, com participação de autoridades reconhecidas internacionalmente.
INFRAESTRUTURA – O novo espaço do ACE conta com dez salas onde trabalham os servidores do ACE, 11 ambientes para armazenamento de documentos, estacionamento privativo e sistema de câmeras instaladas nos limites do prédio. Os equipamentos de ar-condicionado e exaustão e a infraestrutura de combate a incêndio garantem um ambiente de preservação adequado para os documentos. Também foram instaladas estantes para paletes que viabilizaram a utilização do armazenamento vertical, possibilitando a guarda das 35 mil caixas que, agora, estão no mesmo local.
MUDANÇA DE SEDE – O antigo espaço em que funcionava o Arquivo Central, no edifício Multiuso I, foi adaptado diversas vezes para receber os acervos da UnB. Eram cinco salas para depósitos de arquivo, capazes de comportar cerca 13 mil caixas de documentos. “O Multiuso I apresentava uma série de limitações que resultavam em riscos para a devida guarda da documentação da Universidade”, explica o servidor do ACE Marcus Gonçalves.
Para a servidora do ACE Kelen Gonzalez, houve melhora na qualidade de vida dos profissionais que atuam na unidade e na sensação de segurança. “O percurso entre o prédio e o estacionamento próximo da antiga sede não possuía iluminação. Sempre procurávamos sair antes do pôr do sol ou acompanhadas”, conta. Ela ressalta que outro avanço foi a implementação do controle de entrada e saída de quem acessa o local.
ATUAÇÃO – O Arquivo Central é um órgão complementar da Universidade e atua no apoio ao ensino, à pesquisa e à extensão. É o setor responsável pelo desenvolvimento da gestão de documentos arquivísticos, visando facilitar o acesso e a divulgação das informações.
“Também, promove a preservação da memória institucional para o desenvolvimento científico e tecnológico da UnB e do país”, acrescenta o diretor do ACE, Rodrigo de Freitas. O acervo pode ser consultado por qualquer pessoa, tanto pela internet quanto presencialmente. Em 2022, o ACE registrou 9.533 acessos ao site da unidade e 18.628 às mídias sociais.
“Quanto à pesquisa, o Arquivo Central tem papel de fundamental importância, visto que existem registros e informações de riqueza inestimável nos acervos cuidados pela Universidade. Esses materiais são frequentemente acessados por pesquisadores e estudantes para a construção de seus trabalhos”, salienta Freitas.
HISTÓRIA – O Arquivo Central foi criado em 2014. Ele substituiu o antigo Centro de Documentação. Lá é guardado todo tipo de documento público produzido como resultado da realização institucional, composto por diversas mídias – fotografias, vídeos, processos, atos, teses, dissertações, projetos de pesquisa. Atuam na unidade 35 servidores, entre técnicos e analistas, além de estagiários.