Imagine um aplicativo no qual você consulta seu saldo bancário, faz pedidos, compras e outras transações. Tudo isso online, em tempo real, e em diálogo com várias ferramentas. A analogia é simplista, mas ilustra um cenário administrativo-financeiro muito próximo da Universidade de Brasília com a implementação dos Sistemas Institucionais Integrados de Gestão (SIG-UnB).
Em resumo, o SIG-UnB é um pacote de ferramentas para unificar os atuais sistemas internos de gestão e dar mais velocidade e padronização às operações administrativas. O público-alvo da primeira etapa de implantação é composto de gestores e técnicos que se dedicarão a assuntos de orçamento, finanças e almoxarifado. Os módulos voltados aos setores de recursos humanos e atividades acadêmicas estão em fase de planejamento e avaliação.
Acordo firmado com a Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), desenvolvedora das inovações, prevê o prazo de três anos para que a UnB inicie as operações de três grandes blocos de funcionalidades: o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), o Sistema Integrado de Gestão e Recursos Humanos (SIGRH) e o Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA). Há ainda um gerenciador dos usuários e unidades, o SIGAdmin.
“Desburocratização é uma palavra importante para essa nova realidade. Os fluxos, requisitos e parâmetros das operações estarão embutidos nos próprios sistemas e, consequentemente, serão determinados pelas plataformas. Com isso, muitos processos hoje complexos e não padronizados ficarão mais intuitivos e céleres”, destaca o diretor do Centro de Informática (CPD) da UnB, Jacir Bordim.
O SIG-UnB entrou em efetivo funcionamento nesta segunda-feira (2). A data marcou a virada de chave para o início das operações de alguns módulos do SIPAC. Nos bastidores, integrantes do Decanato de Planejamento, Orçamento e Avaliação Institucional (DPO), do Decanato de Administração (DAF) e do Centro de Informática (CPD) trabalham há quase um ano para operacionalizar os processos. Houve comissão de implantação, períodos de imersão e ambientação aos sistemas com a equipe da UFRN, reuniões técnicas, grupos de trabalho, capacitação de servidores, testes e avaliações.
SIPAC – A partir de julho, procedimentos de gestão orçamentária e atividades de compras, licitação, registro de preços, catálogo de materiais e almoxarifado começam a ser feitos por meio do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. Outras funcionalidades do SIPAC, como infraestrutura, transporte e patrimônio, serão implementadas gradualmente.
“O módulo orçamentário permite que os gestores visualizem com facilidade seus saldos e suas execuções ao abrir o sistema. Para se ter uma ideia, esse dado era obtido após pedido à Diretoria de Orçamento ou elaboração de relatório interno por meio de consulta ao sistema federal de administração financeira. Agora, a informação ficará mais acessível e completa e isso reduz a dependência do gestor em relação ao DPO”, exemplifica Fernando dos Santos, assessor do Decanato de Planejamento, Orçamento e Avaliação Institucional.
A padronização dos pedidos de compras é outra vantagem do novo sistema. “Até então, o diretor de uma unidade fazia um memorando, via SEI, com o pedido. Esse sistema eletrônico possui alguns padrões de referência, mas eles são genéricos. Então, alguns gestores pedem caneta esferográfica azul, ponta grossa e transparente. Outros descrevem apenas caneta esferográfica. Com o sistema, essas divergências inexistirão. O interlocutor terá que escolher as opções determinadas pelo catálogo”, ilustra o diretor de Compras do DAF, Ricardo Oliveira.
A nova dinâmica impacta também no planejamento das aquisições, na opinião do gestor. Isso porque a Diretoria de Compras passa a ter mecanismos para analisar as demandas de forma global. “Como o sistema é padronizado por meio de um catálogo gerenciável de materiais, conseguiremos concatenar os dados, ter mais subsídios para as tomadas de decisão do setor, evitar o fracionamento de compras e ser mais eficientes nos nossos certames”, analisa.
O processo de requisições de materiais passará por mudanças e ganhará novos níveis de controle dos recursos gastos por cada unidade. “Antes do SIPAC, o gestor alocava uma determinada quantia no sistema de almoxarifado e ia utilizando ao longo do ano. Com o novo sistema, o interlocutor faz a solicitação, o gestor orçamentário autoriza e o valor é deduzido diretamente do orçamento geral daquela unidade. Isso permite que o responsável tenha mais clareza das atividades feitas, do que está sendo gasto, além de não precisar remanejar recursos”, esclarece o diretor de Gestão de Materiais do DAF, Alexandre Bezerra.
Ele ressalta ainda a importância da substituição dos vários sistemas internos da UnB, que possuíam níveis muito baixos de diálogo, por uma plataforma única. “Essa integração era necessária. São esperados ganhos no tempo de execução das tarefas, planejamento, eficiência, controle e acompanhamento dos fluxos.”
A coordenadora do Almoxarifado Central (ALM/DGM/DAF), Karina Barbosa, pontua que, no futuro, o SIPAC trará mais transparência às ações administrativas. “Auditoria e Reitoria poderão, por exemplo, ter acesso direto aos relatórios da DGM, às prestações de contas, às informações sobre os recursos aplicados e sobre a quantidade de bens estocados.”
CADASTRO – Os gestores, chamados de interlocutores, que ainda não se cadastraram no SIPAC precisam realizar o procedimento o quanto antes para acessar o sistema. “Reforçamos o pedido para que os diretores e vice-diretores das unidades acadêmicas, administrativas e centros de custo façam esse cadastro. As demandas inevitavelmente ficarão travadas caso não cumpram essas orientações”, lembra Fernando dos Santos, assessor do DPO.
Cada interlocutor, com seu usuário e senha, terá acesso a módulos específicos para sua função e terá permissões individuais para concretizar ações como operações e detalhamento de crédito, autorização de despesas ou pedidos de compras e material para a sua unidade. Mais de cem gestores já receberam treinamentos para operacionalizar o sistema e outros cursos serão ofertados pela Coordenadoria de Capacitação (Procap/DGP).
Em relação ao uso da nova ferramenta, o diretor Ricardo Oliveira afirma que o SIPAC é fácil e intuitivo. “Apesar de bastante amplo, o próprio sistema aponta os caminhos. Mas, como esse momento é de aprendizado e adaptação de fluxos, pedimos a colaboração e o entendimento de todos”, resume. O servidor reforça que a fase de implementação também servirá para os ajustes necessários às dinâmicas internas e, por isso, inicialmente, os módulos não terão a plenitude de todas as suas funcionalidades.
Caso surja dificuldades, a UFRN possui vídeos tutoriais sobre os sistemas e a UnB disponibilizou e-mails para esclarecimentos de dúvidas: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. (orçamento); Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. (compras); e Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. (almoxarifado).
PARCERIA – Ao adotar o sistema integrado, a Universidade de Brasília passou a fazer parte de uma rede cooperada com mais de 30 órgãos públicos e instituições federais de ensino que já aplicam as soluções. Na visão da diretora de Desenvolvimento de Sistemas do CPD, Consuelo Galo, a cooperação com a UFRN é vantajosa porque traz uma ferramenta robusta, testada e consolidada, além de parceiros para suporte e apoio técnico.
“A grande vantagem de se ter um grupo desenvolvendo o sistema em conjunto é a velocidade das soluções de problemas. Inclusive, a equipe de manutenção do SIG-UFRN está se reestruturando e formalizando critérios para priorizar o atendimento de demandas mais frequentes da rede cooperada”, comenta.
Para se manter dentro da rede cooperada, a UnB optou por não customizar, ou seja, não modificar as plataformas. Segundo Galo, a decisão impacta em algumas rotinas administrativas e fluxos pontuais que terão de se adaptar à lógica interna dos sistemas. No entanto, a diretora pondera que o ganho final é maior, pois a Universidade de Brasília receberá suporte técnico da UFRN e também poderá propor soluções conjuntas ao grupo de instituições que utilizam o sistema.