Mais de 1,1 mil servidores e docentes já foram treinados para trabalhar com o novo Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que entra em operação na Universidade a partir da segunda quinzena de maio. “Temos nos baseado nas experiências de outros órgãos para implantar o SEI na Universidade. Dessa forma, previmos soluções para as principais dificuldades que possam surgir”, explica o decano de Planejamento e Orçamento, César Tibúrcio.
Durante os preparativos para a adesão ao sistema, a Universidade promoveu palestras de sensibilização e treinamentos para o público que irá lidar com a nova forma de tramitação de processos.
Júlia Maximiano, vice-presidente da Comissão de implantação do SEI na Universidade, conta que muitas pessoas que se mostravam resistentes foram, ao longo do processo, entendendo a necessidade de mudança e vendo a facilidade de usar o gerenciador. "Ouvimos todos os tipos de feedback e a maioria foi positivo. Ao final do curso, os servidores também falaram sobre suas dúvidas quanto ao uso do sistema", lembra.
A equipe que está à frente da implantação irá disponibilizar, por meio da Coordenadoria de Capacitação (Procap), um novo ciclo semanal de turmas. O objetivo é alcançar, principalmente, servidores e unidades que ainda não foram contemplados com o curso. A comissão elaborou um manual do usuário e também estuda utilizar atendimento via chat para orientar os servidores.
Entre as principais vantagens do novo sistema estão a diminuição de custos, a economia de tempo e recursos para dar seguimento ao trânsito de arquivos físicos e a integralidade do processo. “Tem-se a garantia de que nenhuma página foi suprimida, por exemplo. Tudo o que é feito fica registrado, inclusive com o nome do usuário”, esclarece o decano. “Também é possível saber com quem está o arquivo no momento, não apenas em que setor ele está”, acrescenta.
Os registros no SEI são rastreáveis. Grande parte dessa informações pode ser acessada pela funcionalidade "Consultar Andamento", disponível a todos os servidores da UnB pela configuração do perfil de usuário "básico UnB".
Com o novo sistema, várias unidades poderão acessar um único processo ao mesmo tempo. Existe a possibilidade de que vários setores executem, simultaneamente, ações relacionadas ao mesmo documento.
Rodrigo de Freitas, presidente da Comissão de Implantação do SEI na UnB, acredita que o uso do sistema permite a inserção da Universidade no processo de modernização da gestão de documentos. "A mudança de cultura é o caminho para que benefícios como agilidade, redução de custos e tempo de tramitação sejam alcançados", enfatiza.
DIGITALIZAÇÃO - As unidades que não tiverem equipamentos para escanear os processos poderão acessar ilhas de digitalização que funcionarão em locais indicados pelos campi de Ceilândia, Gama e Planaltina e, no campus Darcy Ribeiro, na Coordenação de Protocolo.
A preferência da digitalização é de processos que estejam em andamento. Ela será realizada pela ordem de chegada dos documentos aos protocolos e, os que forem identificados como urgentes, receberão tratamento proporcional à urgência.
Serviço
Cadastro para as novas turmas no link unbdigital.unb.br ou links que posteriormente serão fornecidos pela página da Procap.
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