Para abordar os desafios e as perspectivas de diferentes unidades acadêmicas e administrativas, a Secretaria de Comunicação entrevista gestores da Universidade de Brasília. O diretor do Arquivo Central (ACE), Rodrigo de Freitas, almeja a ampliação do espaço físico para desenvolver um trabalho cada vez mais integrado à comunidade universitária.
Órgão de apoio à administração da UnB desde 2014, o Arquivo Central (ACE) é resultado do projeto de modernização do antigo Centro de Documentação (Cedoc). Com regimento interno aprovado em 2015, a unidade está em fase de consolidação. Entre suas atribuições estão a gestão, a conservação e a viabilização do acesso a documentos arquivísticos da Fundação Universidade de Brasília.
O técnico administrativo Rodrigo de Freitas está na direção da unidade há pouco mais de um mês. Para ele, um trabalho integrado junto à administração da Universidade é o caminho para otimizar o funcionamento do setor. "Passamos por uma fase de transição, com muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo", diz. Confira a entrevista:
Em fevereiro, a criação do Arquivo Central, completa três anos. Qual é o panorama atual da unidade?
O extenso histórico do Cedoc nos confere uma maturidade da qual podemos desfrutar, mas essa terminologia recente (Arquivo Central) reforçou a autonomia do setor. Hoje temos um olhar sobre a lógica do ACE e podemos observar nossa participação na Universidade de uma forma transversal. Temos um sistema de arquivos (SAUnB) por meio do qual conseguimos fazer parceria com as unidades, de forma que elas colaborem com o arquivamento. Já temos um regimento interno aprovado, que dá o norteamento fundamental para as nossas atividades. Uma próxima meta é organizar a questão material, pois consideramos nosso espaço limitado. Estamos realizando reuniões para tratar dessa questão. Além disso, passamos por uma fase de transição, com muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo, como o fato de termos que aprender a lidar com a nova lógica de trabalho trazida pelo SEI. Quando houver uma decisão a respeito de como a comunidade deve encaminhar seus documentos para o ACE, quando tudo ficar mais claro e pudermos complementar o Manual de Gestão de Documentos, teremos melhor clareza a respeito do digital. E, então, daremos mais ênfase ao tema. Neste momento, posso dizer que buscamos estabilidade. Temos de normalizar papéis que já estão definidos e criar orientações para aquilo que é novo.
Neste cenário, quais são os maiores desafios do ACE?
Um dos desafios que está bem claro é continuar a integração com nosso público. Oferecemos um serviço para a comunidade universitária que exige logística, principalmente de espaço. Precisamos dar um retorno a essas unidades não apenas sobre orientações, mas também a respeito de como vai acontecer o recebimento de documentos que estão nestes locais. Outro desafio é conseguir controlar e otimizar a produção documental, tendo em vista o que já foi produzido e o que é novo. Esses são dois pontos importantes, mas existe outra questão relevante: temos buscado equilíbrio na equipe, um claro entendimento interno em relação ao que tem de ser feito. São desafios muito fortes que vão ajudar a sedimentar todo o sistema de arquivos que nós temos implantado na Universidade. Apesar do sistema já estar estruturado, ainda não temos os instrumentos de controle de todos os pontos nem a eficiência necessária para conseguir trazer ao Arquivo a documentação que precisa vir para cá.
Quais são as dificuldades do ACE?
Eu resumiria em uma: espaço. Uma análise geral nos mostra que temos cerca de 10km de documentos na UnB. Nossa capacidade de receber é muito inferior a isso, cerca de 1km, com muito esforço. Nosso principal gargalo é ter condição não só de orientar a comunidade a fazer a sua parte no trabalho, mas de tornar real um sistema de arquivos, para que se faça a transferência no momento adequado. A partir daí, a meta é fazer esse ciclo funcionar na Universidade.
Como orientar as demais unidades pode ajudar a minimizar esse problema?
Com o sistema de arquivos sendo implementado, temos a descentralização da gestão do documento. Com isso, as unidades produzem os documentos digitais e físicos e vão armazenando. Nosso papel é dar um tratamento para essa documentação. Hoje usamos um mecanismo chamado consultoria arquivística. A equipe vai ao local, propõe uma solução para a gestão documental daquele acervo e qualifica a equipe do setor para fazer esse trabalho. Entretanto, quando chega a hora de retirar os documentos da unidade, não temos para onde mandar. Essa é uma necessidade. Não se quer só organizar, mas também retirar das unidades, fazer a transferência de custódia no momento adequado. Entendemos que a custódia de um documento se encerra em um momento para um setor, para uma equipe, e então segue para um outro tipo de tratamento.
Qual o risco da falta de espaço para a memória da Universidade?
O grande risco é a custódia descentralizada, que limita o acesso do Arquivo Central aos documentos. As demandas ao ACE sobre documentação ficam restritas ao nosso acervo. Podemos até criar uma estrutura para que seja referenciado onde o documento potencialmente possa estar, mas o Arquivo não tem gestão sobre o documento. Além disso, existem normas do Conselho Nacional de Arquivos e do Arquivo Nacional que direcionam nossa ação. Temos de dar atenção aos documentos que são de guarda permanente. Às vezes precisamos colocá-los em uma sala climatizada, dar um tratamento especial. O desgaste do documento guardado aleatoriamente nas unidades pode ser um grande problema. Há até mesmo risco de perda da documentação. Com a série de mudanças de gestão local das unidades, pode haver alguma ação que fuja ao controle do ACE e o desgaste pode ser muito grande. Dessa forma, a ideia é trazer a custódia para o Arquivo, para que possamos dar o tratamento mais adequado possível. Caso a expansão do Arquivo Central não se concretize, a medida paliativa seria o que estamos fazendo: ir até as unidades e tratar o máximo possível, mapear isso e ter um referencial para dar direcionamento ao usuário e levar responsabilidade para as unidades, para guardarem os documentos em ambiente climatizado, etc. Na hipótese de perda desses documentos, o principal dano é social. É um dano que envolve servidores da UnB, mas, além disso, toda a comunidade que precisa da Universidade.
Qual a expectativa do Arquivo Central em relação à Reitoria?
Queremos apoio. Queremos falar a mesma língua. Nossa expectativa é ter uma parceria em que consigamos trabalhar, produzir tecnicamente em colaboração com a gestão, mas sem fazer isso de forma isolada. Nossa ideia é o trabalho integrado. Vemos também muita parceria com o CPD, que é importante nesse processo, sobretudo por causa da nossa relação com o SEI.
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