Para abordar os desafios e as perspectivas de diferentes unidades acadêmicas e administrativas, a Secretaria de Comunicação entrevista gestores da Universidade de Brasília. O Técnico em Assuntos Educacionais Júlio Garay, secretário-adjunto de Administração Acadêmica, enfatiza a importância da informatização de fluxos e documentos para o setor.
A Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) é responsável por executar e acompanhar o cadastro dos estudantes de graduação e pós da Universidade de Brasília. Também é competência da unidade a expedição de atestados, certificados, diplomas e matrículas. A cada semestre, a SAA emite, em média, cerca de 6,5 mil diplomas (graduação e pós), sem contar os certificados de extensão e especialização. Em 2016, foram 21,7 mil turmas ofertadas em disciplinas na Universidade, todas com registro e controle feito pela Secretaria.
O secretário-adjunto de Administração Acadêmica, Júlio Garay, trabalha na UnB desde a década de 1970. Técnico em Assuntos Educacionais, o servidor é graduado na área de Gestão de Recursos Humanos pela Universidade Metodista de São Paulo. Para ele, é fundamental que alunos e servidores tenham conhecimento das atividades vinculadas à SAA. "Os departamentos, sobretudo, precisam estar sempre em contato com a Secretaria e encaminhar servidores para treinamentos, além de manter diálogo conosco”, ressalta. Confira a entrevista:
Quais as perspectivas e os desafios da SAA para os próximos anos?
As principais expectativas que temos são mudar nosso local de funcionamento e aumentar nosso número de servidores. A Universidade cresceu bastante nos últimos anos, a quantidade de alunos que ingressam na UnB aumentou consideravelmente e isso traz consequências no volume de trabalho e impacta diretamente no atendimento da SAA, responsável pela execução acadêmica de toda a Universidade. Além disso, perdemos pessoal nos últimos tempos por aposentadorias, exonerações e outras questões administrativas. Quanto ao espaço físico, há previsão, ainda sem data exata, de que a Secretaria seja transferida para um prédio do Centro de Vivência, que está em construção, próximo à entrada sul do Instituto Central de Ciências.
Em relação ao sistema de dados dos alunos e outras questões que envolvem informatização, há projetos para melhorar e integrar processos?
Com o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) progredimos em algumas questões, mas ainda há muito o que ser feito. Os processos administrativos internos já são tramitados eletronicamente em sua totalidade. Agora, é importante avançar na informatização das solicitações e emissões de documentos acadêmicos, possibilitando, por exemplo, que pedidos de declarações e histórico escolar sejam feitos via internet, de modo que o aluno consiga acessar tais documentos e imprimi-los com assinatura eletrônica. Temos alguns projetos nesse sentido. Uma novidade mais concreta é a solicitação de diploma pela internet, que tem proposta para ser efetivada ainda neste semestre (1º/2017). No próprio sistema, o aluno será informado sobre a necessidade de entregar algum documento para se formar e, se tudo estiver correto, o processo de pedido é finalizado online. Será uma facilidade para o estudante e reduzirá filas no protocolo e nos postos avançados da SAA. Outra demanda é criar pastas eletrônicas para arquivo de todas as informações acadêmicas dos alunos e também para as áreas que envolvem currículos, criação de disciplinas, projetos pedagógicos de cursos e outros.
Quais são as propostas para melhorar os sistemas já existentes para graduação e pós – como o Matrícula Web, por exemplo?
Uma das ações que podem melhorar o sistema é incluir as pendências (disciplinas, créditos, cadeia de atividades) que faltam para o aluno se formar. Vamos fazer essa proposta. A partir disso, o próprio aluno poderia acompanhar, com clareza, os requisitos que cumpriu e os que ainda deve cumprir. Também precisamos aprimorar o processo da lista de espera das disciplinas.
Quais as orientações da SAA para o aluno que acabou de entrar? O que ele precisa fazer?
Primeiramente, seguir o fluxo do curso, assim, ele sempre vai ter prioridade na matrícula. E o aluno precisa se munir das informações necessárias para sua trajetória acadêmica. Ler o guia ou o manual do aluno, conversar com o coordenador de curso, entender como funcionam os processos e fluxos acadêmicos, conhecer o currículo da sua graduação e acompanhar o calendário acadêmico da Universidade.
E como melhorar o relacionamento e a troca de informações da SAA com os departamentos e cursos?
A Secretaria está aberta para receber a todos que tenham dúvidas sobre fluxos e sistemas. Inclusive, pedimos que os servidores nos procurem para que possamos atender demandas específicas e oferecer treinamentos para auxiliar na operacionalização dos sistemas e processos. Estamos sempre à disposição. Qualquer dúvida, é só entrar em contato conosco por telefone ou pelo email Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..
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