Documentos que compõem a memória da Universidade de Brasília (UnB) nestes 60 anos de história estão disponíveis para consulta pela internet. Basta acessar o AtoM (sigla para Access to Memory), um aplicativo adotado pela instituição desde 2015. Lá é possível encontrar, por exemplo, imagens que compõem o acervo fotográfico da instituição, como fotos da inauguração, em abril de 1962, até registros de candidatos realizando provas do Programa de Avaliação Seriada (PAS) na década de 1990.
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O AtoM também reúne documentos administrativos e acadêmicos históricos. Ao todo são 20 mil pertencentes ao chamado “conjunto permanente”, disponíveis de forma virtual por meio do portal.
O sistema é gerido pelo Arquivo Central (ACE), setor responsável pela memória da Universidade. A trajetória do órgão começa ainda nos anos 1980, quando surgiram as primeiras iniciativas para criar uma unidade que abrangesse a guarda e o acesso à documentação produzida pela Universidade. Assim, em 1986 foi criado o Centro de Documentação e Arquivo da Universidade de Brasília (Cedaq).
O Centro passou por modificações, até que em 2014 foi criado o Arquivo Central, que agregou outras atividades e passou a coordenar um sistema de arquivos e a gerenciar documentos localizados em outros setores. Atualmente, a equipe do ACE conta com 36 servidores atuando, entre arquivistas, técnicos e auxiliares. A unidade fica localizada no prédio Multiuso 1 (blocos A, B e C), no campus Darcy Ribeiro.
O órgão é responsável por implementar a Política Arquivística da Universidade, instituída em fevereiro de 2020. Nela está estabelecido um conjunto de regras e orientações com o objetivo de garantir a gestão, o acesso e a preservação dos documentos produzidos ou recebidos pela UnB e, assim, contribuir com a memória institucional.
“É muito importante trazer para comunidade a ideia de que é a gestão documental e a preservação dos documentos da Universidade é um esforço coletivo”, afirma o diretor do órgão, Rodrigo de Freitas.
“O Arquivo Central é uma espécie de mola propulsora, um impulsionador, orientador e agregador de conhecimento sobre gestão e preservação. Mas se a unidade não cuidar dos arquivos, vamos perder a documentação da Universidade e a memória institucional, que serve como fonte para a tomada de decisões ainda hoje”, completa o diretor.
As diretrizes da política arquivística estabelecem, por exemplo, que as unidades administrativas e acadêmicas da UnB não podem eliminar documentos públicos sob sua responsabilidade. Este procedimento é responsabilidade do Arquivo Central.
“O processo passa por um rigor técnico de análise, de assinatura da reitora, publicação no Diário Oficial, para depois a gente eliminar. É burocrático, mas exige essa assistência do Arquivo Central, que pode ser demandado pelo SEI [Sistema Eletrônico de Informações]”, explica Rodrigo de Freitas.
PANDEMIA – Para incentivar os cuidados com documentos da memória institucional, o ACE oferece o serviço de consultoria arquivística. A atividade consiste na orientação, junto às unidades acadêmicas e administrativas, sobre a gestão e a preservação de seus documentos.
A demanda é feita pelo SEI, abrindo processo com o seguinte título: Documentação e informação: assistência técnica arquivística. Na sequência, deverá ser preenchido um formulário que será enviado para a Coordenação de Gestão de Documentos (Coged), responsável por fazer contato com as unidades demandantes.
“A gente vai até as unidades, faz interação com os gestores e os servidores, orienta sobre procedimentos específicos para distinguir os documentos que serão eliminados e os que serão guardados para a memória institucional”, explica Rodrigo de Freitas. A pandemia de covid-19, no entanto, afetou o trabalho do Arquivo Central nesta área.
Em 2019, foram solicitadas 38 consultorias; em 2020, este número caiu para nove; e em 2021, foram oito. A redução deve-se à adoção do regime de trabalho remoto, o que dificulta a realização do assessoramento presencial. “O principal impacto da pandemia foi na gestão de documentos físicos que estão nas unidades acadêmicas e administrativas da Universidade”, avalia o diretor do ACE.
Por outro lado, o serviço de digitalização de documentos não foi interrompido neste período, e sim intensificado, tendo em vista as restrições para a consulta presencial. O efeito pode ser visto nos números de acesso ao sistema AtoM: em 2019 foram 1.252; aumentou para 12.764 em 2020; e chegou a 17.620 acessos em 2021.
Desde 2016, todos os novos documentos e processos no âmbito da UnB passaram a ser criados por meio do SEI. Assim, o diretor do ACE avalia que o fato de que a Universidade já dispõe de um grande volume de informações digitalizadas facilitou o trabalho de toda a instituição durante a pandemia.
O processo também tornou os documentos mais acessíveis, benefício que será ampliado com uma nova medida. A partir do dia 15 de março, a Universidade disponibilizará a íntegra de todos os documentos públicos que estão no Sistema Eletrônico de Informações da instituição. A consulta poderá ser feita a partir da pesquisa pública, disponível no Portal do SEI da UnB.
TEMPORALIDADE – E como saber se aquele cartaz de divulgação de um congresso acadêmico esquecido no fundo de um armário da UnB é um documento histórico ou não? O diretor do Arquivo Central explica que é preciso aplicar uma tabela de temporalidade, disponível no site do ACE. A partir dela, é possível avaliar se o documento pode ser eliminado ou deve ser guardado (e por quanto tempo).
“Os documentos históricos em geral têm muito a ver com o funcionamento da Universidade, a questão da estrutura por exemplo: um prédio que foi construído. Onde está a planta deste prédio? Ela será usada durante toda a existência dele, então a gente guarda de forma permanente esse arquivo”, exemplifica o diretor. “Assim como os documentos normativos, resoluções dos conselhos superiores, documentos que definem o funcionamento da Universidade, o estatuto, etc.”, completa.
Por outro lado, ele cita o exemplo de um pedido de manutenção de computador. Não se trata de um documento histórico e pode ser descartado de maneira assistida, tal como estabelece a Política Arquivística da Universidade.
MICROFILMAGEM – O Arquivo Central também cuida do serviço de microfilmagem, que digitaliza documentos impressos com o objetivo de racionalizar o espaço físico. Atualmente, a maior parte dos documentos microfilmados são trabalhos de alunos de graduação e pós-graduação que já encerraram o vínculo com a UnB, principalmente nas primeiras décadas da Universidade, nos anos 1970 e 1980.
Os arquivos a serem microfilmados são encaminhados ao Arquivo Central pela Secretaria de Administração Acadêmica (SAA). Rodrigo de Freitas explica como funciona o procedimento, que busca preservar a autenticidade e confiabilidade do documento: “A gente faz a fotografia de todos os documentos que compõem o dossiê acadêmico de um estudante, por exemplo. Durante o processo, a gente guarda estes registros em filme. E aí é necessária uma estrutura com equipamento de ar condicionado para que aquele filme permaneça em condição de acesso por 20, 30, 40 anos depois e até mais”.
Para consultar os arquivos microfilmados é preciso entrar em contato com a unidade responsável pelos documentos (DGP, SAA ou DCF, por exemplo). As orientações estão reunidas na página do ACE.
*Matéria atualizada em 09/03/2022 para correção de informações.
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