UnB 60 ANOS

Parte dos registros pode ser acessada pela internet. UnB disponibilizará íntegra dos documentos públicos que estão no SEI

Trajetória do Arquivo Central começa nos anos 1980, quando surgiram as primeiras iniciativas para criar uma unidade que abrangesse a guarda e o acesso à documentação produzida pela UnB. Foto: Raquel Aviani/Secom UnB

 

Documentos que compõem a memória da Universidade de Brasília (UnB) nestes 60 anos de história estão disponíveis para consulta pela internet. Basta acessar o AtoM (sigla para Access to Memory), um aplicativo adotado pela instituição desde 2015. Lá é possível encontrar, por exemplo, imagens que compõem o acervo fotográfico da instituição, como fotos da inauguração, em abril de 1962, até registros de candidatos realizando provas do Programa de Avaliação Seriada (PAS) na década de 1990.

 

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O AtoM também reúne documentos administrativos e acadêmicos históricos. Ao todo são 20 mil pertencentes ao chamado “conjunto permanente”, disponíveis de forma virtual por meio do portal.

 

O sistema é gerido pelo Arquivo Central (ACE), setor responsável pela memória da Universidade. A trajetória do órgão começa ainda nos anos 1980, quando surgiram as primeiras iniciativas para criar uma unidade que abrangesse a guarda e o acesso à documentação produzida pela Universidade. Assim, em 1986 foi criado o Centro de Documentação e Arquivo da Universidade de Brasília (Cedaq).

 

O Centro passou por modificações, até que em 2014 foi criado o Arquivo Central, que agregou outras atividades e passou a coordenar um sistema de arquivos e a gerenciar documentos localizados em outros setores. Atualmente, a equipe do ACE conta com 36 servidores atuando, entre arquivistas, técnicos e auxiliares. A unidade fica localizada no prédio Multiuso 1 (blocos A, B e C), no campus Darcy Ribeiro.

 

O órgão é responsável por implementar a Política Arquivística da Universidade, instituída em fevereiro de 2020. Nela está estabelecido um conjunto de regras e orientações com o objetivo de garantir a gestão, o acesso e a preservação dos documentos produzidos ou recebidos pela UnB e, assim, contribuir com a memória institucional.

 

“É muito importante trazer para comunidade a ideia de que é a gestão documental e a preservação dos documentos da Universidade é um esforço coletivo”, afirma o diretor do órgão, Rodrigo de Freitas.

Registro durante a inauguração da UnB, em abril de 1962. Foto: AToM/ACE UnB

 

“O Arquivo Central é uma espécie de mola propulsora, um impulsionador, orientador e agregador de conhecimento sobre gestão e preservação. Mas se a unidade não cuidar dos arquivos, vamos perder a documentação da Universidade e a memória institucional, que serve como fonte para a tomada de decisões ainda hoje”, completa o diretor.

 

As diretrizes da política arquivística estabelecem, por exemplo, que as unidades administrativas e acadêmicas da UnB não podem eliminar documentos públicos sob sua responsabilidade. Este procedimento é responsabilidade do Arquivo Central.

 

“O processo passa por um rigor técnico de análise, de assinatura da reitora, publicação no Diário Oficial, para depois a gente eliminar. É burocrático, mas exige essa assistência do Arquivo Central, que pode ser demandado pelo SEI [Sistema Eletrônico de Informações]”, explica Rodrigo de Freitas.

 

PANDEMIA – Para incentivar os cuidados com documentos da memória institucional, o ACE oferece o serviço de consultoria arquivística. A atividade consiste na orientação, junto às unidades acadêmicas e administrativas, sobre a gestão e a preservação de seus documentos.

 

A demanda é feita pelo SEI, abrindo processo com o seguinte título: Documentação e informação: assistência técnica arquivística. Na sequência, deverá ser preenchido um formulário que será enviado para a Coordenação de Gestão de Documentos (Coged), responsável por fazer contato com as unidades demandantes.

 

“A gente vai até as unidades, faz interação com os gestores e os servidores, orienta sobre procedimentos específicos para distinguir os documentos que serão eliminados e os que serão guardados para a memória institucional”, explica Rodrigo de Freitas. A pandemia de covid-19, no entanto, afetou o trabalho do Arquivo Central nesta área.

 

Em 2019, foram solicitadas 38 consultorias; em 2020, este número caiu para nove; e em 2021, foram oito. A redução deve-se à adoção do regime de trabalho remoto, o que dificulta a realização do assessoramento presencial. “O principal impacto da pandemia foi na gestão de documentos físicos que estão nas unidades acadêmicas e administrativas da Universidade”, avalia o diretor do ACE.


Por outro lado, o serviço de digitalização de documentos não foi interrompido neste período, e sim intensificado, tendo em vista as restrições para a consulta presencial. O efeito pode ser visto nos números de acesso ao sistema AtoM: em 2019 foram 1.252; aumentou para 12.764 em 2020; e chegou a 17.620 acessos em 2021.

Disponibilização de documentos públicos vai aumentar a transparência da Universidade, afirma o diretor do Arquivo Central, Rodrigo de Freitas. Foto: Arquivo Pessoal

  

Desde 2016, todos os novos documentos e processos no âmbito da UnB passaram a ser criados por meio do SEI. Assim, o diretor do ACE avalia que o fato de que a Universidade já dispõe de um grande volume de informações digitalizadas facilitou o trabalho de toda a instituição durante a pandemia.

 

O processo também tornou os documentos mais acessíveis, benefício que será ampliado com uma nova medida. A partir do dia 15 de março, a Universidade disponibilizará a íntegra de todos os documentos públicos que estão no Sistema Eletrônico de Informações da instituição. A consulta poderá ser feita a partir da pesquisa pública, disponível no Portal do SEI da UnB.

 

TEMPORALIDADE – E como saber se aquele cartaz de divulgação de um congresso acadêmico esquecido no fundo de um armário da UnB é um documento histórico ou não? O diretor do Arquivo Central explica que é preciso aplicar uma tabela de temporalidade, disponível no site do ACE. A partir dela, é possível avaliar se o documento pode ser eliminado ou deve ser guardado (e por quanto tempo).

 

“Os documentos históricos em geral têm muito a ver com o funcionamento da Universidade, a questão da estrutura por exemplo: um prédio que foi construído. Onde está a planta deste prédio? Ela será usada durante toda a existência dele, então a gente guarda de forma permanente esse arquivo”, exemplifica o diretor. “Assim como os documentos normativos, resoluções dos conselhos superiores, documentos que definem o funcionamento da Universidade, o estatuto, etc.”, completa.

 

Por outro lado, ele cita o exemplo de um pedido de manutenção de computador. Não se trata de um documento histórico e pode ser descartado de maneira assistida, tal como estabelece a Política Arquivística da Universidade.

 

MICROFILMAGEM – O Arquivo Central também cuida do serviço de microfilmagem, que digitaliza documentos impressos com o objetivo de racionalizar o espaço físico. Atualmente, a maior parte dos documentos microfilmados são trabalhos de alunos de graduação e pós-graduação que já encerraram o vínculo com a UnB, principalmente nas primeiras décadas da Universidade, nos anos 1970 e 1980.

Para consultar os arquivos microfilmados, é preciso entrar em contato com a unidade responsável pelos documentos. Arte: George/Secom UnB

 

Os arquivos a serem microfilmados são encaminhados ao Arquivo Central pela Secretaria de Administração Acadêmica (SAA). Rodrigo de Freitas explica como funciona o procedimento, que busca preservar a autenticidade e confiabilidade do documento: “A gente faz a fotografia de todos os documentos que compõem o dossiê acadêmico de um estudante, por exemplo. Durante o processo, a gente guarda estes registros em filme. E aí é necessária uma estrutura com equipamento de ar condicionado para que aquele filme permaneça em condição de acesso por 20, 30, 40 anos depois e até mais”.

 

Para consultar os arquivos microfilmados é preciso entrar em contato com a unidade responsável pelos documentos (DGP, SAA ou DCF, por exemplo). As orientações estão reunidas na página do ACE.

 

*Matéria atualizada em 09/03/2022 para correção de informações.

 

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